1. Giới thiệu chung

  • Tài liệu này được xây dựng phục vụ cho công việc hướng dẫn sử dụng chi tiết thao tác các chức năng Hệ thống phần mềm Winmap như là: quản lý nhân sự, bán hàng.

  • Nội dung trình bày trong tài liệu ngắn gọn, theo trình tự các chức năng và hướng dẫn thực hiện từng bước một. Vì vậy, người dùng có thể dễ dàng sử dụng chương trình thông qua tài liệu này.

  • Phần mềm Winmap đáp ứng đầy đủ yêu cầu về chức năng, nội dung trong việc triển khai các hoạt động của cấu trúc hệ thống kinh doanh và quản lý nhân sự.

  •     Cấu trúc hệ thống kinh doanh bao gồm các mô hình trung gian phân phối và mô hình bán trực tiếp cho người dùng

  • Về mô hình trung gian phân phối thì để tăng doanh thu doanh nghiệp phải dùng đòn bẩy cần đưa chính sách đúng tác động trực tiếp vào 2 đối tượng là Điểm bán và hệ thống người tiêu dùng

  • Về mô hình bán trực tiếp thì để tăng doanh thu doanh nghiệp cần tăng cường số lượng nhân sự và độ phủ truyền thông nhằm mở rộng hoặc khoét sâu vào thị trường mục tiêu.

  • Xây dựng cơ cấu tổ chức và vai trò của từng bộ phận trong doanh nghiệp: chia làm các phòng ban, bộ phận để thực hiện chiến lược vận hành hệ thống kinh doanh để đưa được đến tay người tiêu dùng.

1.1. Phạm vi

  • Đối tượng sử dụng phần mềm bao gồm người sử dụng tham gia vào hệ thống phần mềm WINMAP, có 8 nhóm chính sau:

    • Master : Người đứng đầu hệ thống có toàn bộ quyền của hệ thống.

    • CEO: Là giám đốc điều hành, người điều hành cao nhất của hệ thống, phụ trách tổng điều hành một công ty, chỉ đứng sau master.

    • CCO: Là giám đốc kinh doanh, là một chức danh lớn và có vị trí vô cùng quan trọng trong công ty, chỉ đứng sau Giám đốc Điều hành (CEO).

    • Nhân viên Sale: Nhân viên kinh doanh, người đảm nhiệm công việc bán hàng của doanh nghiệp. Họ phải tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, tư vấn để khách lựa chọn được sản phẩm phù hợp với nhu cầu.

    • Sale admin: là quản trị viên bán hàng đóng vai trò chính trong việc hỗ trợ nhóm bán hàng và là mối liên kết quan trọng giữa nhân viên bán hàng và khách hàng.

    • ASM: Giám đốc kinh doanh khu vực. Đây là một vị trí quản lý trung cấp trong tổ chức và vô cùng quan trọng trong một công ty hay doanh nghiệp

    • Chủ điểm bán: là người đứng đầu bộ phận bán hàng của cửa hàng, chi nhánh hay công ty, chịu trách nhiệm giám sát, chỉ đạo đối với toàn bộ hoạt động bán hàng, đưa ra mục tiêu doanh số và xây dựng kế hoạch triển khai thúc đẩy nhân viên hoàn thành mục tiêu đó.

    • Nhà phân phối: là đơn vị trung gian giúp kết nối giữa các sản phẩm của doanh nghiệp với các cửa hàng, đại lý hay trực tiếp đến khách hàng

1.2 Trình duyệt hỗ trợ

  • Hệ thống hỗ trợ phần mềm chạy trên các trình duyệt : Chrome, Cốc Cốc, Safari, Mozilla Firefox, Microsoft Edge

1.3 Nội dung chính

Phần mềm Winmap Gồm các nội dung chính sau:

  • Trang bán hàng dành cho các doanh nghiệp

  • Quản lý nhân sự

  • Phần mềm tính lương cho nhân sự

  • Phần mềm chấm công cho nhân sự

2. Chức năng tạo % chính sách

=> Chỉ có các tài khoản CEO, CCO , admin,mới có quyền thêm sửa xóa chính sách, các tài khoản còn lại chỉ được xem.

=> Mục đích của màn này là thêm mã khuyến mãi cho các đơn hàng có đơn giá cao

Các khuyến mãi bao gồm : chiết khấu %, giảm tiền, mã miễn phí vận chuyển, tích lũy vào ví ….

2.1. Chiết khấu đơn hàng

Đây là màn hình khi chọn “chiết khấu đơn hàng”

Để thêm khuyến mãi cho đơn hàng thì ta click vào button , màn hình sau đó sẽ hiển thị popup như thế này:

  1. Tính năng chưa được sử dụng

  2. Tạo chương trình khuyến mãi: Tạo 1 chương trình khuyến mãi để áp dụng cho các đơn hàng bán ra.

Người dùng click vào “Tạo chương trình khuyến mại” hệ thống hiển thị màn hình Thêm khuyến mãi:

  1.  Loại khuyến mãi:

Theo %:

Mức giảm (%): Là bắt buộc, người dùng nhập mức giảm theo mức đơn vị %

Mức giảm tối đa (VND): Là bắt buộc, là số tiền tối đa được giảm của loại khuyến mãi này.

Áp dụng cho: Là trường bắt buộc, gồm các trường : đơn hàng, nhóm sản phẩm, sản phẩm

Đơn hàng: Người dùng nhập tổng số tiền tối thiểu của đơn hàng được áp dụng và chọn vùng hoặc tuyến hoặc điểm bán hoặc k giới hạn để áp dụng

Nhóm sản phẩm: Chọn nhóm sản phẩm (đã được thiết lập trong csdl)

Áp dụng theo số lượng sản phẩm hoặc theo tổng giá trị sản phẩm; đối với theo “số lượng sản phẩm”, nhập số lượng sản phẩm tương ứng và áp dụng cho vùng tuyến hoặc điểm bán hoặc không giới hạn. Còn đối với “tổng giá trị sản phẩm” thì ta nhập giá trị sản phẩm tương ứng để áp dụng và cho áp dụng theo vùng, tuyến , điểm bán hoặc không giới hạn.

Sản phẩm:  tương tự “Theo nhóm sản phẩm”

Theo số tiền:

Mức giảm: Là trường bắt buộc, người dùng nhập mức giảm theo mức đơn vị là VNĐ

Theo miễn phí vận chuyển

Mức giảm: Là trường bắt buộc, người dùng nhập mức giảm theo mức đơn vị là VNĐ

Áp dụng cho: hiện tại theo miễn phí vận chuyển thì chỉ áp dụng được cho đơn hàng áp dụng với vùng tuyến hoặc điểm bán hoặc là không giới hạn.

Theo sản phẩm

Sản phẩm: Là trường bắt buộc, người dùng chọn sản phẩm áp dụng

Số lượng: Là trường bắt buộc, người dùng chọn số lượng sản phẩm đã được áp dụng.

Áp dụng cho: Là trường bắt buộc, gồm các trường : đơn hàng, nhóm sản phẩm, sản phẩm

Đơn hàng: Người dùng nhập tổng số tiền tối thiểu của đơn hàng được áp dụng và chọn vùng hoặc tuyến hoặc điểm bán hoặc k giới hạn để áp dụng

Nhóm sản phẩm: Chọn nhóm sản phẩm (đã được thiết lập trong csdl)

Áp dụng theo số lượng sản phẩm hoặc theo tổng giá trị sản phẩm; đối với theo “số lượng sản phẩm”, nhập số lượng sản phẩm tương ứng và áp dụng cho vùng tuyến hoặc điểm bán hoặc không giới hạn. Còn đối với “tổng giá trị sản phẩm” thì ta nhập giá trị sản phẩm tương ứng để áp dụng và cho áp dụng theo vùng, tuyến , điểm bán hoặc không giới hạn.

Theo tích lũy

Mức giảm (%): Là bắt buộc, người dùng nhập mức giảm theo mức đơn vị %

Mức giảm tối đa (VND): Là bắt buộc, là số tiền tối đa được giảm của loại khuyến mãi này.

Áp dụng choLà trường bắt buộc, gồm các trường : đơn hàng, nhóm sản phẩm, sản phẩm

Đơn hàng: Người dùng nhập tổng số tiền tối thiểu của đơn hàng được áp dụng và chọn vùng hoặc tuyến hoặc điểm bán hoặc k giới hạn để áp dụng

Nhóm sản phẩm: Chọn nhóm sản phẩm (đã được thiết lập trong csdl)

Áp dụng theo số lượng sản phẩm hoặc theo tổng giá trị sản phẩm; đối với theo “số lượng sản phẩm”, nhập số lượng sản phẩm tương ứng và áp dụng cho vùng tuyến hoặc điểm bán hoặc không giới hạn. Còn đối với “tổng giá trị sản phẩm” thì ta nhập giá trị sản phẩm tương ứng để áp dụng và cho áp dụng theo vùng, tuyến , điểm bán hoặc không giới hạn.

Áp dụng cho công nợ: người dùng được phép chọn tất cả hoặc chọn vào phương án cần áp dụng

  • Nợ trong kì

  • Nợ quá hạn

  • Nợ xấu

  • Nợ mất khả năng thu hồi

Hạn mức công nợ: là số tiền tối đa mà một cá nhân hoặc doanh nghiệp có thể mượn từ một tổ chức tài chính, chẳng hạn như ngân hàng hoặc công ty thẻ tín dụng, mà không cần phải trả trước.

Quá hạn mức: Áp dụng cho những vùng tuyến hoặc điểm bán công nợ bị quá hạn mức

Số lần sử dụng: có 2 phương án là giới hạn hoặc không giới hạn, người dùng muốn cho chương trình này được phép sử dụng thoải mái không giới hạn thời gian thì chọn “không giới hạn” còn nếu mà muốn giới hạn lượt dùng khuyến mại thì chọn “giới hạn” => hệ thống hiển thị khung Số lần sử dụng để người dùng nhập dữ liệu (để là 3 lần thì chương trình này chỉ áp dụng cho 3 lần sử dụng)

Thời gian áp dụng: người dùng nhập thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc cho chương trình khuyến mãi, nếu muốn chương trình này được áp dụng thường xuyên thì người dùng chọn “không bao giờ hết hạn” để khuyến mãi được sử dụng mãi mãi.

Trạng thái: Người dùng chọn “tạm ngừng” hoặc “hoạt động”

  • Người dùng rà soát kỹ lưỡng xem còn thiếu thông tin gì không sau đó chọn button “Tạo khuyến mãi”

2.2. Thưởng theo kỳ

         Mục đích của màn này là tạo các phần thưởng cho các điểm bán: như là đạt đủ kpi, khuyến mãi theo ngày lễ…

Đây là màn hình Danh sách phần thưởng

Tiêu đề: Tên phần thưởng

Phần thưởng: hiển thị số tiền hoặc phần trăm tiền thu được

Đạt: Hiển thị số lượng mà điểm bán được áp dụng khi đã đủ chỉ tiêu để được áp dụng phần thưởng.

Hành động: Duyệt và Xóa: chỉ hiển thị khi phần thưởng mới được tạo =>  Khi tạo phần thưởng hệ thống yêu cầu người dùng duyệt phần thưởng để đưa vào áp dụng

Màn hình tạo phần thưởng:

Thông tin cơ bản: Người dùng nhập text Tiêu đề, và chọn vùng bán

Điều kiện áp dụng: 

  • Người dùng chọn Thời gian bắt đầu chương trình và thời gian kết thúc chương trình

  • Người dùng nhập số tiền doanh thu tối thiểu đạt được để có thể sử dụng chương trình (đồng)

  • Áp dụng cho công nợ : Nợ trong kỳ, nợ quá hạn, nợ xấu, nợ mất khả năng thu hồi => người dùng có thể chọn cho trường hợp áp dụng tất cả hoặc là chọn những trường hợp cần áp dụng.

Phần thưởng: 

  • Người dùng chọn “Thời gian áp dụng phần thưởng”

  • Cộng vào tài khoản: Phần thưởng được áp dụng và đủ chỉ tiêu thì người dùng được phép chọn phần thưởng được cộng vào 2 ví: ví thanh toán và ví tích lũy

  • Kiểu: Áp dụng theo kiểu: số tiền hoặc % số tiền thu được

  • Khi áp dụng theo Số tiền thì số tiền thưởng sẽ theo đơn vị là đồng

  • Khi áp dụng theo % số tiền thu được thì số tiền thưởng sẽ theo đơn vị là %

  • Người dùng kiểm tra xem dữ liệu đã được nhập đầy đủ và đúng yêu cầu hay chưa sau đó chọn button “Tạo phần thưởng” , nếu dữ liệu đúng yêu cầu thì phần thưởng được tạo thành công, còn nếu dữ liệu sai thì hệ thống sẽ hiển thị lỗi chữ màu đỏ ngay trên đầu trang yêu cầu người dùng nhập lại thông tin

  • Đơn hàng của điểm bán được tạo rồi (phần thương được tạo sau) thì mới áp dụng được phần thưởng

  • Đơn hàng phải được duyệt và thanh toán thì phần thưởng mới được áp dụng.

3.  Vùng và chức năng chính

Vùng bán hàng này cho phép các tài khoản của cấp quản lý thực hiện xem và thao tác của tất cả các vùng có liên kết với doanh nghiệp, còn lại các nhân sự khác không thuộc quyền quản lý và phân quyền thì không thê xem được.

=> Đây là giao diện vùng bán hàng khi mới mở ra (giao diện đã được các user thêm vùng trước đó):

  1. Nhập tên vùng muốn tìm, người dùng cần nhập từ khóa hoặc tên vùng chính xác thì tìm kiếm mới ra được kết quả

  2. Khi chọn tìm kiếm nâng cao thì hệ thống sẽ hiển thị như thế này  người dùng lựa chọn loại vùng theo tỉnh thành hoặc quận huyện và lựa chọn vùng theo loại vùng đã được chọn trước đó, hoặc có thể lọc theo tên người phụ trách để tìm kiếm.

  3. Sửa vùng, khi bấm sửa thì hệ thống hiển thị màn sau

 

(các chức năng đã được mô tả ở phần Thêm mới vùng bán hàng)

  1. Khi click Xóa vùng thì hệ thống hiển thị popup

Người sử dụng phải nhập đúng tên vùng và click Xóa thì vùng mới được xóa thành công.

  1. Báo cáo

  2. Tên vùng: Khi người sử dụng muốn xem vùng đó có những tuyến bán hàng nào, nhân sự gồm những ai trong vùng đó và điểm bán trong vùng thì click vào tên vùng(là tất cả những cửa hàng hiện tại và tiềm năng nằm trong 1 ranh giới địa lý)

  3. Người phụ trách: là tên của người sẽ phụ trách 1 tuyến, khi người sử dụng click vào tên người phụ trách thì màn hình sẽ hiển thị chi tiết thông tin người phụ trách

  4. Tích chọn vùng muốn bỏ kích hoạt (tạm dừng hoạt động các vùng)

  5. Tích chọn những vùng muốn hoạt động trở lại (kích hoạt các vùng muốn hoạt động)

Khu vực: Hiển thị Tỉnh/ Huyện của vùng bán hàng

Loại vùng: phân biệt vùng này thuộc Tỉnh/thành hay là Quận/Huyện

Thêm mới:

Muốn thêm mới 1 vùng bán hàng thì ta chọn vào   , hoặc là chọn trong thanh menu giao diện sau khi chọn thì sẽ ra như thế này:

  1. Người dùng điền tên vùng bán hàng để phân biệt các tên (bắt buộc)

  2. Chọn Quận/huyện (không bắt buộc)

  3. Khi click vào ô Quận/Huyện thì dòng này sẽ xuất hiện để cho NSD chọn Quận/Huyện của Tỉnh/Thành đó

  4. Dùng để khi người dùng muốn thêm tiếp 1 khu vực trong vùng

  5. Chọn người phụ trách cho Vùng

  6. Thêm mới vùng bán hàng ( sau khi thêm mới thành công thì vùng bán hàng sẽ hiển thị bên ngoài trang “Danh sách vùng”)

Lưu ý: Tỉnh/thành và Quận/huyện chỉ được tạo 1 lần duy nhất

4. Tuyến bán hàng

  • Chỉ có Tài khoản CEO,CCO và Asm mới có quyền thêm sửa xóa 1 tuyến.

  • Đây là giao diện tuyến bán hàng khi mới mở ra (giao diện đã được các user thêm tuyến trước đó):

  1. Nhập tên tuyến muốn tìm, người dùng cần nhập từ khóa hoặc tên tuyến chính xác thì tìm kiếm mới ra được kết quả

  2. Khi chọn tìm kiếm nâng cao thì hệ thống sẽ hiển thị như thế này  người dùng lựa chọn loại tuyến theo tỉnh thành hoặc quận huyện , hoặc có thể lọc theo tên người phụ trách để tìm kiếm.

(4) Tên tuyến: là danh sách các tuyến thành phố được phân bổ cho nhân viên bán hàng phụ trách, quy định số lượng cửa hàng phải đi viếng thăm vào các ngày trong tuần, khi NSD click vào tên tuyến thì sẽ hiển thị các cửa hàng thuộc tuyến đó.

(5) Người phụ trách: là tên của người sẽ phụ trách 1 tuyến, khi NSD click vào tên người phụ trách thì màn hình sẽ hiển thị chi tiết thông tin người phụ trách

(6) Vùng bán: là tất cả những cửa hàng hiện tại và tiềm năng nằm trong 1 ranh giới địa lý Khi NSD click vào tên vùng bán thì màn hình hiển thị chi tiết vùng bán (bao gồm tuyến bán, điểm bán, nhân sự)

(7) Sửa: Cho phép NSD sửa thông tin tuyến

 (8) Xóa: cho phép NSD xóa tuyến ( chỉ xóa được với những tuyến chưa có điểm bán nào)

(9) Tích chọn những tuyến cần bỏ kích hoạt (muốn ngừng hoạt động)

(10) Tích chọn những tuyến cần kích hoạt (hoạt động trở lại )

Thêm tuyến bán hàng:

Muốn thêm mới 1 tuyến bán hàng thì ta chọn vào  

  • Giao diện sau khi chọn thì sẽ ra như thế này:

  1.  Đặt tên cho Tuyến

  2. Chọn vùng bán hàng của tuyến

  3. Chọn khu vực bán hàng của tuyến

  4. Chọn tên tuyến phố

  5. Chọn người phụ trách ( chỉ được chọn 1)

  6. Chọn để thêm mới tuyến bán hàng

Khi tuyến bán hàng được tạo thành công thì sẽ hiển thị ở mục “Danh sách tuyến”

5. Điểm bán

5.1. Thêm mới điểm bán

=> Tất cả các tài khoản đều có quyền thêm, sửa, xóa điểm bán nhưng mà chỉ những nhân sự nào được phân quyền quản lý điểm bán nào thì chỉ được xem nhất định ở vùng đó.

=>Đây là giao diện điểm bán khi mới mở ra

“Tình trạng” điểm bán: 

  • Điểm bán Tiềm năng: Điểm bán được thêm Quét dữ liệu & Thêm mới

  • Điểm bán Blacklist: Điểm bán không cần chăm sóc tiếp vì không có khả năng nhập hàng

  • Điểm bán Hoạt động: Điểm bán đã nhập hàng theo Bộ điều kiện

  • Điểm bán Rời bỏ: Điểm bán không nhập hàng theo Bộ điều kiện

Ở phần cài đặt vào “tình trạng điểm bán”

  • Ở đây ta thấy điều kiện để trở thành điểm bán hoạt động là doanh thu phải đạt mức lớn hơn 500000 đ thì điểm bán mới thành điểm bán hoạt động và ngược lại

  • Điều kiện để trở thành điểm bán rời bỏ: doanh thu chỉ đạt giá trị 10000000đ trong 30 ngày thì điểm bán mới trở thành điểm bán rời bỏ.

Thêm điểm bán: Có 2 cách để thêm điểm bán

  1. Thêm điểm bán thủ công:

Muốn thêm mới một điểm bán thì ta click button  hoặc là chọn ở thanh menu  để đi đến màn hình thêm mới điểm bán:

  1. 1 điểm bán vừa mới được thêm sẽ luôn cố định tình trạng là “Tiềm năng”

  2. Tag: Đặt tên nhãn (sau này hiển thị tình trạng là gì thì nhãn sẽ theo tình trạng đó)

Ví dụ ở phần State Tag   thì ta chọn thêm tag là Tốt cho tình trạng là Hoạt động.

Ở đây ta lựa chọn tình trạng của điểm bán sau đó thêm tag vào.

  1. Thêm điểm bán bằng Al

Để thêm mới điểm bán bằng cách tự động thì ta có 2 cách

  1. Ở màn hình phần “điểm bán đã có” có “điểm bán tiềm năng” (nên sửa lại thành mở điểm bán bằng Al)

 chọn vào đấy và màn hình sẽ hiển thị như ở dưới

  1. ở thanh menu  chọn Mở điểm bán bằng al:

Sau khi thực hiện hết các thao tác chọn các dịch vụ và tìm kiếm thì màn hình sẽ hiển thị các điểm bán như dưới đây:

  • Khi chọn điểm bán click “Thêm nhiều điểm bán” thì những điểm bán được chọn sẽ được thêm vào trang Điểm bán đã có và khi thêm vào những điểm bán đó là những điểm bán tiềm năng.

5.2. Import

Đây là màn hình import của điểm bán hàng với mục đích là chọn sẵn những điểm bán hàng đã được liệt kê trong danh sách dưới dạng excel và tải lên hệ thống theo đúng định dạng.

  1. Tải tệp lên theo đúng định dạng form => khi tải tệp lên thành công thì sẽ hiển thị như ở (2)

  • NSD muốn thêm điểm bán thì chọn nhiều kết quả và click thêm nhiều điểm bán, màn hình hiển thị popup thêm điểm bán thành công thì điểm

bán đã được thêm vào trong danh sách điểm bán đã có

5.3. Kho thị trường

Đây là giao diện kho thị trường khi mới mở ra

Mã sản phẩm & Tên sản phẩm: click vào mã sản phẩm để xem chi tiết thông tin sản phẩm và sửa thông tin sản phẩm

Để có được “Kho thị trường” thì phải đồng bộ sang 1 kho chứa sản phẩm:

Cách đồng bộ kho: ta vào phần cài đặt chọn “Cấu hình kho”

Ví dụ: hệ thống đang đồng bộ với kho Kiotviet

https://www.kiotviet.vn/hdsd-kiotviet-sync/

Khi đồng bộ với kho xong rồi thì sản phẩm của kho sẽ hiển thị ở phần “Sản phẩm – danh sách sản phẩm” và  “Kênh thị trường” là nơi hiển thị số lượng sản phẩm còn trong kho ngoài thị trường (tức là sản phẩm còn bao nhiêu ở điểm bán ngoài thị trường –  điểm bán đang hoạt động)

 

6.  Sản phẩm 

=> Tài khoản CEO với ASM mới có quyền thêm, sửa xóa sản phẩm, các tài khoản còn lại chỉ có quyền được xem

6.1. Danh sách sản phẩm

         

Trong giao diện này ta có

  • Mã sản phẩm: hiển thị mã của sản phẩm mà khi NSD click vào tên mã thì hệ thống sẽ hiển thị thông tin của sản phẩm như ở hình 1

  • Tên sản phẩm: hiển thị tên của sản phẩm mà khi NSD click vào tên sp thì hệ thống sẽ hiển thị thông tin của sản phẩm như ở hình 1

Hình 1 : Chi tiết sản phẩm

  • Giá bán: Giá bán ra ngoài thị trường

  • Giá vốn:

TH1:Toàn bộ chi phí để tạo ra một sản phẩm (Trong điều kiện đây là chủ doanh nghiệp tự tạo ra sản phẩm đó)

TH2: Giá gốc khi nhập hàng vào kho (hàng được lấy giá sỉ tại các kho doanh nghiệp sản xuất)

  • Hành động:

  • Sửa: Hiển thị như hình 1

  • Xóa: Hiển thị popup  yêu cầu NSD phải nhập đúng tên sản phẩm muốn xóa thì hệ thống mới cho xóa.

Chú thích hình 1:

  • Mã SKU: mã hàng hóa để giúp cho việc phân loại hàng hóa trong kho được chi tiết hơn

  • Tên sản phẩm: tên gọi để tạo ra nhãn hiệu của mình lên chiếc thang trong tâm trí khách hàng

  • Mã vạch: sự thể hiện thông tin trong các dạng nhìn thấy trên các bề mặt của sản phẩm, hàng hóa mà máy móc có thể đọc được.

  • Phân loại sản phẩm:

  • Giá sỉ:Việc trao đổi, mua bán hàng hóa trong kinh doanh thường có giá mua đầu vào thấp hơn giá trên thị trường đang cung cấp

  • Giá bán lẻ: Giá bán ra ngoài thị trường

  • Giảm giá: là một loại khuyến mãi số tiền được trả bằng cách giảm, trả lại hoặc hoàn trả cho những gì đã được thanh toán hoặc đóng góp

  • Đơn vị tính trọng lượng: để tính trọng lượng của một món hàng(hiển thị dưới dạng gam)

  • Đơn vị tính số lượng: để tính số lượng của 1 món hàng

  • Lưu sản phẩm: Lưu thông tin sản phẩm đã được cập nhật

  • Xóa: Xóa thông tin sản phẩm

Mô tả chi tiết

Ở màn hình này mục đích dùng để biết rõ hơn thông tin chi tiết của sản phẩm

=> Người dùng được phép tải ảnh của sản phẩm lên và mô tả chi tiết sản phẩm đó có chức năng như thế nào sử dụng ra sao và cách mua như thế nào…

6.2. Nhóm sản phẩm

  1. Tìm kiếm nhóm (sản phẩm)

  2. Đồng bộ sản phẩm từ kho

  3. Thêm mới nhóm sản phẩm

  4. Tên nhóm: khi click vào tên nhóm thì sẽ hiển thị thông tin chi tiết của sản phẩm

  5. Lưu thiết lập.

Chi tiết tên nhóm

Tên nhóm: điền tên nhóm (trường bắt buộc)

Nhóm cha:

Độ nặng:

7. Đơn hàng

7.1. Danh sách xuất bản

        Màn hình danh sách đơn bán

Mã hóa đơn: một dãy ký tự được gắn liền và mặc định riêng cho mỗi hóa đơn của điểm bán, được sử dụng để tiến hành nghiệp vụ tra cứu hóa đơn nhằm xác thực thông tin.

Điểm bán: hiển thị tên các điểm bán và là các điểm trung gian nhập hàng vào và bán hàng ra

Tuyến: là danh sách các tên tuyến được phân bổ cho nhân viên bán hàng phụ trách, quy định số lượng cửa hàng phải đi viếng thăm vào các ngày trong tuần

Vùng: Hiển thị vùng của 1 điểm bán (ở đây là một tỉnh)

Tổng tiền: tổng số tiền của 1 đơn hàng

Chiết khấu: Số tiền là đơn hàng áp dụng chính sách được chiết khấu

Thành tiền: Số tiền sau khi qua các giai đoạn chiết khấu, trừ lọc các khoản khuyến mãi (số tiền cuối cùng phải trả)

Đã xuất kho:Hiển thị đơn hàng này đã được xuất kho hay là chưa được xuất kho

 

Trạng thái: 

  • Hủy

  • Hoàn thành

  • Đang giao dịch

  • Chờ duyệt

Ngày tạo: Hiển thị ngày/tháng/năm và thời gian tạo đơn hàng

Hành động: Sửa đơn hàng ( cho phép NSD sửa hóa đơn thanh toán)

7.2. Thêm đơn hàng: đơn mua

=> user nào được cấp phép quyền thêm ,sửa, chỉnh sửa đơn hàng thì mới được phép.

Đây là màn hình thêm mới 1 đơn hàng

Để thêm mới 1 đơn hàng thì ta làm theo cách sau:

  1. Chọn sản phẩm: NSD viết tên sản phẩm hoặc tên gợi ý sau đó chọn sản phẩm cần thêm

  2. Click button Thêm sản phẩm => sản phẩm được thêm vào sẽ hiển thị bảng ở dưới (NSD có thể thêm nhiều sản phẩm trong 1 đơn hàng)

  3. Chọn khách hàng: NSD viết tên khách hàng, cửa hàng hoặc tên gợi ý sau đó hệ thống hiển thị tên cửa hàng tương ứng và NSD chỉ cần chọn tên cần chọn (sau đấy hệ thống sẽ hiển thị chi tiết :tên điểm bán, vùng, tuyến, sđt, địa chỉ)

  4. Checkbox Giao hàng tại địa điểm khác: khi NSD muốn giao đơn hàng tại địa chỉ khác thì nsd chỉ cần click checkbox Giao hàng tại địa điểm khác thì hệ thống sẽ hiển thị  để NSD dễ dàng điền thông tin .

  5. Chọn Khuyến mãi tương ứng (chỉ được chọn 1 khuyến mãi) mã khuyến mãi đã được tạo ở phần %CHÍNH SÁCH

  6. Sau khi hoàn thành xong các bước thì hệ thống sẽ hiển thị thông tin đơn hàng ở đây, NSD có thể thêm % chiết khấu, % thuế, chọn hình thức giao hàng và hình thức thanh toán.

  7. Tạo và vào chi tiết: Trả về màn hình chi tiết thông tin đơn hàng và cho phép NSD có thể cập nhật và thanh toán

  8. Tạo và về tổng hợp:Hệ thống hiển thị thông báo tạo đơn hàng thành công và quay về màn hình Danh sách đơn bán

  9. Tạo đơn hàng: hệ thống hiển thị thông báo đơn hàng được tạo thành công và quay trở lại màn hình Tạo đơn hàng mới.

Khi tạo được 1 đơn hàng thành công người dùng tiến hành duyệt đơn thì công nợ ngay lập tức sẽ hiển thị ở phần Công nợ của Tuyến, vùng, điểm bán (tùy trường hợp người dùng áp dụng cho điểm bán, vùng, tuyến ở đâu)

Ví dụ ta gia hạn 30 ngày cho mỗi lần nợ:

  • Khi khách hàng không thanh toán đơn hàng đó ngay và nợ trong vòng 30 ngày thì trường hợp đó sẽ được xếp vào Nợ trong kỳ (Nợ trong kỳ: Là khoản nợ của khách hàng tính từ ngày phát sinh nợ + 30 ngày)

  • Sau 30 ngày , khách hàng vẫn không thanh toán đơn hàng thì khoản nợ đó sẽ được xếp sang là Nợ quá hạn (Nợ quá hạn: Là khoản nợ quá hạn so với ngày phải trả nợ cuối cùng của quy định nợ trong kỳ + 30 ngày)

  • Sau 30 ngày tiếp theo, khách hàng không thanh toán đơn hàng thì khoản nợ đó lại được xếp vào Nợ xấu (Nợ xấu: Là khoản nợ quá hạn và doanh nghiệp khách hàng đã phá sản, hoặc là khoản nợ quá hạn vượt quá 60 ngày)

  • Sau 30 ngày cuối cùng, khách hàng không toán đơn hàng thì khoản nợ đó sẽ được xếp vào Nợ mất khả năng thu hồi ( Nợ mất khả năng thu hồi: Là khoản nợ xấu, sau khi dùng các biện pháp thu hồi nhưng không được, và được chuyển sang treo công nợ về doanh nghiệp, đồng thời đã được lãnh đạo phê duyệt)

7.3. Danh sách đơn trả hàng: đơn trả

 => Chỉ có tài khoản của chủ điểm bán mới có quyền thêm, sửa, hủy đơn trả hàng, tài khoản sale admin có quyền duyệt hoàn tiền và duyệt nhập kho

Mã hóa đơn: Khi click vào mã hóa đơn thì hệ thống hiển thị chi tiết đơn hàng

Điểm bán: Hiển thị tên điểm bán (tên các cửa hàng )

Thành tiền: Tổng số tiền của số lượng sản phẩm mà người dùng muốn trả hàng

Đã nhập kho: Có 2 trạng thái: chưa nhập kho và đã nhập kho

Trạng thái: có 4 trạng thái: Hủy, chờ duyệt, hoàn thành, đang giao dịch

Ngày tạo: thời gian tạo đơn hủy

Hành động: Sửa đơn trả hàng

Sửa đơn hàng:

  • Trong trạng thái chưa nhập kho và chờ duyệt: đơn hàng phải được duyệt thì mới được nhập vào kho

  1. In hóa đơn :

  2. Duyệt đơn trả: chỉ có nhân viên sale admin mới có quyền duyệt đơn trả hàng, duyệt đơn trả là nhân viên sale admin duyệt đơn hàng bị trả lại

  3. Thanh toán toàn bộ:Thanh toán toàn bộ số tiền của đơn hàng

  4. Hủy: Hủy đơn trả

  5. Khung cập nhật đơn hàng: Sale admin nhập và chọn dữ liệu cập nhật đơn trả

  • Trong trạng thái đã nhập kho và đang giao dịch:

  • Trong trạng thái đã nhập kho và hoàn thành

7.4. Danh sách kho công ty

Màn hình danh sách kho công ty khi đã được thêm mới 2 kho

 Khi thêm mới kho công ty người dùng chọn button Thêm mới để mở màn hình thêm mới kho:

  • Người dùng đặt Tên tiêu đề, nhập số điện thoại, nhập địa chỉ và chọn người phụ trách cho Kho.Sau đó lưu thông tin kho.

8. Lương thưởng

8.1.  Lương cơ bản

            Lương cơ bản : Mức lương tối thiểu là mức thù lao thấp nhất mà người sử dụng lao động có thể trả cho người lao động của họ một cách hợp pháp – giá sàn mà người lao động không thể bán sức lao động của họ với giá thấp hơn.

  • Đây là giao diện lương cơ bản

  • Lương theo nhóm: Lương được thiết lập cho 1 nhóm nhân sự nhất định

  • Lương chỉ định: Lương được chỉ định, Khi mà nhóm nhân sự có mức lương được chỉ định thì sau này lương cơ bản sẽ ăn theo lương chỉ định mà không theo lương nhóm.

  • Lương: Lương cơ bản của nhân sự

  • Hành động:

  • Sửa:Sửa lương chỉ định

  • Xóa: Xóa lương chỉ định

  • Chỉ định: Chỉ định lương cho nhân sự

Tìm theo nhóm: Có tất cả 7 nhóm nhân sự, người dùng chọn nhóm nhân sự cần xem và tìm kiếm.

 

Đây là giao diện lương thiết lập chung

  • Lương mặc định: Nếu không có lương chỉ định và lương theo nhóm thì nhân sự sẽ ăn theo tiền lương được thiết lập mặc định

  • Chỉ định cho nhóm nhân sự:

  • Ở đây là nơi được thiết lập tiền lương cho các nhóm nhân sự, và cho phép có được áp dụng tiền lương này là tiền thực nhận cho các nhóm nhân sự hay không. Nếu người dùng không cho áp dụng tiền lương này thì số tiền mọi người trong nhóm được nhận sẽ theo lương mặc định hoặc là lương được chỉ định (nếu có, tại vì không có lương theo nhóm mà có lương mặc định thì tiền lương thực được nhận vẫn theo tiền lương được chỉ định)

  • Kết luận: Phần lương này sẽ có 2 phần cần chú ý là Lương cơ bản và Thiết lập chung.

  • Khi lương của nhân viên có Lương chỉ định thì Lương thực được nhận sẽ theo Lương chỉ định

  • Khi không có Lương chỉ định thì Lương thực được nhận của nhân viên sẽ theo Lương nhóm.

  • Khi không có Lương theo nhóm hoặc Lương chỉ định thì lương thực được nhận của nhân viên sẽ theo Lương mặc định.

8.2. Phụ cấp

               Phụ cấp: Là khoản tiền mà người sử dụng lao động hỗ trợ người lao động để bù đắp các yếu tố về điều kiện lao động, mức độ phức tạp của công việc, điều kiện sinh hoạt,… chưa được tính đến hay tính chưa đầy đủ trong mức lương.

             Chức năng chinh tham khảo tiếp tương tự  phần Lương cơ bản

8.3. Lương thâm niên

             Lương thâm niên: khoản tiền trả cho người lao động làm việc liên tục nhiều năm trong một cơ quan ở một lĩnh vực nhất định

                 Chức năng chinh tham khảo tiếp tương tự  phần Lương cơ bản

8.4. Chiết khấu

             Chiết khấu: quy trình xác định giá trị hiện tại của một lượng tiền tệ tại một thời điểm trong tương lai và việc thanh toán tiền dựa trên cơ sở các tính toán giá trị thời gian của tiền tệ.

                 Chức năng chinh tham khảo tiếp tương tự  phần Lương cơ bản ( Chỉ khác là thay từ tiền đồng thành %)

8.5. Phúc lợi

Phúc lợi là các loại bảo hiểm, các chính sách liên quan đến sức khỏe, sự an toàn và chế độ đãi ngộ.

            

 

Phần phúc lợi sẽ có 6 phần chính: Sinh nhật, du lịch, khám chữa, hiếu hỉ, thưởng lễ, thưởng tết.

Cũng giống như phần “lương cơ bản” sẽ có phần cơ bản và phần thiết lập chung

Đây là màn hình thiết lập chung của phần Phúc lợi:

  • Khi phúc lợi của nhân viên có phúc lợi chỉ định thì phúc lợi thực được nhận sẽ theo phúc lợi chỉ định

  • Khi không có phúc lợi chỉ định thì phúc lợi thực được nhận của nhân viên sẽ theo phúc lợi nhóm.

  • Khi không có phúc lợi theo nhóm hoặc phúc lợi chỉ định thì phúc lợi thực được nhận của nhân viên sẽ theo Lương phúc lợi mặc định.

9. Công việc

9.1. Ca tham chiếu

Ca tham chiếu: nó giống như 1 khuôn mẫu, khi tạo ca thực tế  mình chọn ca khuôn mẫu thì ca thực tế sẽ sao chép các nội dung của ca khuôn mẫu, chỉ cần sửa lại 1 chút là xong

              Ca tham chiếu chỉ áp dụng cho nhân viên sale

Đây là màn hình ca tham chiếu. Người dùng thực hiện thao tác click vào button “Danh sách”

Màn hình hiển thị Danh sách ca tham chiếu của nhân sự ( Danh sách này đã được tạo trước đó)

Trong danh sách ca tham chiếu ta có:

Tên ca:

Giờ bắt đầu:Thời gian bắt đầu

Giờ kết thúc:Thời gian kết thúc

Công định mức: là tính tổng công định mức cho 1 nhân viên trong 1 tháng trong một thời gian nhất định.

Hệ số công (hệ số ngày thường, hệ số ngày nghỉ, hệ số ngày lễ): Nó là tiêu chí để tính công thực tế cho một nhân viên trong một khoảng thời gian nhất định

Hành động: sửa, xóa

Đây là màn hình Tạo ca tham chiếu :

Trong màn hình tạo ca tham chiếu thì có những thông tin như sau:

Thông tin chung: tham khảo ở phần ‘Danh sách’.

Công việc

  • Tuyến: Người dùng chọn tuyến trong phạm vi của nhân sự, sau khi chọn tuyến thì hệ thống sẽ hiển thị Điểm bán tương ứng với Tuyến vừa được chọn.

  • Mức độ hoàn thành công việc: được dựa theo khoảng thấp nhất là 0 và lớn nhất là 100% là tiêu chí để tính công thực tế của một nhân viên trong ca.

  • Thêm ca làm vào lịch làm việc:Thêm ca vừa tạo vào lịch làm việc

9.2. Phân ca

Khi mà người dùng thêm ca làm vào lịch thì sẽ hiển thị ca ở màn hình này. Hoặc là người dùng tự vào phần phân ca và tạo ca làm việc.

Ở phần này thì có các nội dung như là tìm kiếm ca làm việc (theo tuyến, tên ca, tháng năm), hiển thị tên nhân viên, tỉ lệ hoàn thành các ca, thời gian và các ca công việc.

Tỉ lệ hoàn thành: Dựa theo phần trăm mức độ hoàn thành công việc của các ca.

Khi thêm ca làm việc thì người dùng chọn vào ô dấu cộng hiển thị dưới thời gian trong tháng, chọn ca làm việc Màn hình hiển thị popup chọn ca làm việc mình đã thiết lập trước đó và người dùng chỉ cần nhấn chọn ca làm việc. Sau khi nhấn chọn ca làm việc thì hệ thống sẽ hiển thị ca làm việc đã tạo trước đó, người dùng có thể thay đổi mọi nội dung trong ca trừ tên tham chiếu

  • Sau khi thiết lập ca làm việc thì lịch làm việc sẽ hiển thị ngay bên dưới thời gian mình đã chọn để tạo lịch:

Sao chép lịch làm việc:

Mục đích: Sao chép lịch làm việc của tháng trước cho sang tháng này nhằm mục đích tiếp kiệm thời gian tạo ca làm việc mới mà các ca đó lại giống tháng trước.

    Khi click button sao chép lịch làm việc thì màn hình hiển thị popup:

Sao chép lịch làm việc của nhân viên áp dụng sang ngày tháng khác nhằm tiết kiệm thời gian tạo ca làm.

Đối tượng áp dụng: Tất cả các nhân viên

Thời gian sao chép: Nhập thời gian ca mà người dùng cần sao chép

Thời gian áp dụng: Nhập thời gian áp dụng ca làm việc đã được sao chép sang

10. KPI

10.1. Trọng số

Chức năng chính của màn này là để thiết lập các hệ số tính lương cho từng nhân sự có trong hệ thống

Màn chỉ định

Đây là màn trọng số dùng để làm hệ số để tính lương cho nhân sự

Khi người dùng muốn thiết lập hệ số cho riêng 1 nhân sự nào đó thì người dùng click button Chỉ định

popup chỉ định sẽ hiển thị và người dùng thực hiện thiết lập hệ số cho nhân viên.

Chức năng chính của màn này là thiết lập cấu hình chung các hệ số chỉ định cho nhóm nhân sự có trong hệ thống

Đây là màn cấu hình chung của trọng số

Trong bảng này người dùng thiết lập hệ số cấu hình chung của bảng trọng số, khi điền hệ số và click vào checkbox áp dụng thì bên màn chỉ định những user nào không có hệ số chỉ định thì sẽ áp dụng theo cấu hình chung và ngược lại.

10.2. Hiệu suất làm việc

Phần này có mục đích là yêu cầu hiệu suất làm việc của 1 nhân sự chỉ được trong khoảng nhỏ nhất và lớn nhất nào

Ví dụ như nhân viên Đăng Văn Trường có min là 0.3 và max là 2: tổng hiệu suất của nhân viên này yêu cầu lúc nào cũng phải lớn hơn hoặc bằng 0.3 và nhỏ hơn hoặc bằng 2.

Đây là màn chỉ định của module Hiệu suất làm việc

Khi người dùng muốn thiết lập hệ số cho riêng 1 nhân sự nào đó thì người dùng click button Chỉ định

Ở đây người dùng muốn chỉ định hệ số tính lương cho nhân sự theo mức bao nhiêu và áp dụng hiệu suất cho mức lương nào.

popup chỉ định sẽ hiển thị và người dùng thực hiện thiết lập hệ số cho nhân viên.

Đây là màn cấu hình chung của hiệu suất làm việc người dùng có thể vào đây thiết lập và chỉ định hiệu suất cho nhân viên.

10.3. Doanh thu

Mục đích của màn này là thiết lập số tiền doanh thu định mức của 1 nhân sự

Đây là màn chỉ định của Doanh thu định mức

Khi người dùng muốn thiết lập hệ số cho riêng 1 nhân sự nào đó thì người dùng click button Chỉ định

popup chỉ định sẽ hiển thị và người dùng thực hiện thiết lập hệ số cho nhân viên.

   Đây là màn cấu hình chung của Doanh thu định mức

 Ở đây có 3 thông số cần được nhắc đến:

  • Doanh thu định mức: người dùng thiết lập cấu hình chung số tiền định mức đặt ra cho nhân sự chỉ áp dụng cho những nhân sự chưa được chỉ định

  • Hệ số vùng: hệ số dùng để tính doanh thu chính sách của nhân sự

  • Hệ số sản phẩm: hệ số dùng để tính doanh thu chính sách của nhân sự

Doanh thu chính sách = Tiền sản phẩm x hệ số vùng x hệ số sản phẩm

Tiền sản phẩm là tất cả các đơn hàng của 1 nhân viên bán ra được

10.4. Điểm bán         

Màn này hiển thị số điểm bán duy trì định mức và số điểm bán mở mới định mức của nhân viên (chỉ hiển thị với nhân viên sale) đã được chỉ định và thiết lập cấu hình

Mục đích của màn này là để tính hiệu suất của nhân viên sale

Khi người dùng muốn thiết lập hệ số cho riêng 1 nhân sự nào đó thì người dùng click button Chỉ định

popup chỉ định sẽ hiển thị và người dùng thực hiện thiết lập hệ số cho nhân viên.

Đây là màn cấu hình chung của điểm bán để người dùng thiết lập tỉ lệ các điểm bán cho nhân sự

10.5. Công nợ trong tháng

Mục đích của màn này là dùng để áp dụng vào công thức tính hệ số công nợ của nhân sự

      Đây là màn công nợ trong tháng dùng để tính công nợ của Nhân sự.

Công thức tính công nợ

= (Công nợ định mức – công nợ trong tháng)/công nợ định mức +1

  Khi người dùng muốn thiết lập số tiền công nợ cho riêng 1 nhân sự nào đó thì người dùng click button Chỉ định

popup Chỉ định hiển thị và người dùng thiết lập hệ số cho nhân viên

Ở đây người dùng được thiết lập:

  • Số tiền công nợ định mức của nhân sự này rơi vào bao nhiêu

  • Nếu người dùng đạt đến mức độ nào đấy sẽ được thưởng bao nhiêu

ví dụ :như trên ảnh nếu nhân sự đạt kpi từ 0-20% thì tháng đó nhân sự sẽ được thưởng 10tr

  • Còn nếu không có thưởng thì sẽ có phạt, nếu người dùng không đạt được kpi thì sẽ bị phạt, như trên ảnh thì mức phạt sẽ ở mức 0,1% nếu người dùng k đạt

  • đủ kpi đạt ra.

Đây là màn Cấu hình chung của công nợ định mức trong tháng, người dùng thiết lập các hệ số thưởng phạt theo nhu cầu của mỗi doanh nghiệp và thực hiện thưởng phạt như ở ví dụ trên.

10.6. Nhân viên

Đây là màn nhân sự người dùng có thể xem chi tiết thông tin về bảng lương,công nợ định mức, tỷ lệ duy trì, mức độ thưởng phạt của nhân sự bằng cách ấn vào button xem

Đây là màn popup xem của 1 nhân sự

Người dùng có thể xem và chỉnh sửa thông số làm sao cho phù hợp với yêu cầu được đặt ra. Khi người dùng muốn sửa thông tin thì ấn vào button để sửa thông số.

 

10.7. Thu hồi công nợ

Đây là màn Thu hồi công nợ của doanh nghiệp. Màn này được thiết lập ra nhằm mục đích đặt ra cấu hình chung số % mà nhân sự ở bộ phận nào đấy gây ra các khoản nợ : nợ quá hạn, nợ xấu, nợ mất khả năng thu hồi, đây là số % bị phạt của các nhân sự.

Ví dụ: ở bộ phận nhân viên sale nếu 1 nhân sự trong bộ phận này bị nợ quá hạn thì nhân sự đó sẽ bị phạt  0.06% số tiền lương của nhân sự đó.

Ở màn này người dùng có thể thiết lập mức phạt cho các nhân sự tuỳ theo mức độ đặt ra ở mỗi doanh nghiệp.

10.8. Bảng lương

Đây là màn Bảng lương (màn này có hiển thị Công nợ trong tháng mà chỉ có tài khoản sale admin hoặc CCO, CEO mới có quyền được xem còn những tài khoản khác chỉ được xem Lương )

Màn này là màn mà người dùng có thể xem thông tin chi tiết bảng lương của 1 nhân sự bằng cách nhấn button Sửa:

Hệ thống sẽ hiển thị popup chi tiết thông tin bảng lương gồm có:

  • Hiệu suất tính lương

  • Lương cơ bản

  • Lương doanh thu

  • Lương phụ cấp (nếu có)

  • Lương thâm niên (nếu có)

  • Phúc lợi (nếu có)

  • Công nợ trong tháng : mức thưởng, mức phạt

  • Phạt nợ quá hạn, nợ xấu

=> Ở dưới là các phúc lợi được đặt ra theo quy chế của 1 công ty, người dùng sẽ áp dụng xem nhân sự đó sẽ có những phúc lợi nào được hưởng trong tháng đó và thêm vào.