/
/
Thách thức trong quản lý hệ thống phân phối mà doanh nghiệp Dược phẩm – Y tế phải đối mặt

Thách thức trong quản lý hệ thống phân phối mà doanh nghiệp Dược phẩm – Y tế phải đối mặt

Nội dung chính

Ngành dược phẩm là một ngành đặc thù, đòi hỏi các doanh nghiệp phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về chất lượng, an toàn và bảo quản sản phẩm. Ngoài ra, thị trường dược phẩm cũng rất cạnh tranh, với sự tham gia của nhiều doanh nghiệp lớn, nhỏ khác nhau. Do đó, quản lý hệ thống phân phối dược phẩm là một nhiệm vụ phức tạp, đòi hỏi doanh nghiệp phải có chiến lược và giải pháp phù hợp.

Doanh nghiệp bán lẻ hiện đại trong "cuộc đua" giành thị phần dược phẩm ở Việt Nam - DNTT online

5 thách thức phổ biến quản lý hệ thống phân phối mà các doanh nghiệp Dược phẩm phải đối mặt

Xây dựng ngành dược phát triển bền vững, hiện đại

Quản lý hàng hóa tồn kho

Có 2 biểu hiện rõ nhất của việc quản lý tồn kho kém là hết hàng và tồn kho cao.

  • Hết hàng xảy ra khi nhu cầu thị trường cao nhưng sản phẩm lại không có sẵn tại điểm bán/đại lý. Điều này có thể dẫn đến việc khách hàng (nhà thuốc) chuyển sang sử dụng sản phẩm của đối thủ cạnh tranh, khiến doanh nghiệp mất thị phần.
  • Tồn kho cao xảy ra khi doanh nghiệp dự trữ quá nhiều hàng hóa. Điều này có thể dẫn đến chi phí lưu kho, bảo quản, hao hụt cao, giảm lợi nhuận của doanh nghiệp

Nguyên nhân dẫn đến tình trạng có tồn kho cao có thể khác nhau, nhưng việc duy trì mức tồn kho cao sẽ đòi hỏi nhà phân phối phải tiêu tốn nhiều chi phí để bảo quản sản phẩm, và có thể dẫn đến tâm lý thiếu hứng thú với “hàng không thể bán”. Trong khi đó, nhiều điểm bán lại đối diện với tình trạng thiếu hàng để cung cấp cho khách hàng. Do đó, các doanh nghiệp cần quản lý tồn kho trên kênh phân phối một cách hiệu quả để có khả năng điều chỉnh hoạt động sản xuất và kinh doanh theo cách phù hợp.

Không quản lý chặt chẽ đội ngũ trình dược viên

Trong lĩnh vực phân phối dược phẩm, trình dược viên đóng vai trò quan trọng trong việc mở rộng và kiểm soát thị trường. Tuy nhiên, làm thế nào để đảm bảo rằng họ thực sự hoàn thành công việc của họ? Làm thế nào để theo dõi thời gian, vị trí và kết quả của việc viếng thăm khách hàng? Và làm thế nào để đảm bảo hiệu suất làm việc hàng ngày?

Hiện tại, quản lý đội ngũ bán hàng vẫn thường thực hiện theo cách thủ công, bằng cách sử dụng phương thức như cuộc gọi điện thoại, thuê giám sát bán hàng hoặc chờ báo cáo từ nhà phân phối. Tuy nhiên, những phương pháp này thường không hiệu quả, đồng thời gây lãng phí thời gian và tiền bạc

Giám sát các điểm bán hàng

Các nhà phân phối và cửa hàng bán lẻ đóng vai trò then chốt trong hệ thống phân phối, không chỉ là nơi tiếp xúc trực tiếp giữa doanh nghiệp và người tiêu dùng, mà còn là nguồn thông tin quan trọng về thị trường, bao gồm thói quen mua sắm và năng lực tiêu dùng. Tuy nhiên, hiện nay, nhiều doanh nghiệp vẫn có quan điểm rằng ‘giao hàng tới các nhà phân phối là hết nhiệm vụ, không cần quan tâm đến việc bán hàng’. Tâm lý này đã đẩy nhiều nhà phân phối sang phía đối thủ cạnh tranh, bởi họ nhận được nhiều ưu đãi về chính sách, nhân lực và quảng cáo.

Vậy làm thế nào để thực hiện giám sát các điểm bán hàng?

  • Theo dõi tình hình bán hàng và lượng tiêu thụ hàng hóa.
  • Kiểm tra tình trạng tồn kho và cách trưng bày sản phẩm trên quầy kệ.
  • Đánh giá việc thực hiện các chương trình Trade Marketing.
  • Đánh giá thái độ của chủ cửa hàng đối với sản phẩm của doanh nghiệp, bao gồm việc giới thiệu sản phẩm cho người tiêu dùng.

Từ những số liệu này, doanh nghiệp sẽ có cơ sở vững chắc để xây dựng chiến lược sản xuất, kinh doanh và phân phối phù hợp, đáp ứng nhu cầu từng địa phương và khu vực khác nhau.

Xử lý đơn hàng trễ hẹn

Một thách thức quan trọng khác trong quản lý phân phối và giám sát bán hàng đó là việc xử lý đơn hàng diễn ra rất chậm chạp. Nguyên nhân chính xuất phát từ việc thực hiện các quy trình thủ công bởi đội ngũ trình dược viên. Toàn bộ công việc, từ kiểm tra tồn kho đến tạo đơn hàng, thường được ghi chép bằng sổ sách. Cuối ngày, trình dược viên phải tổng hợp dữ liệu thành file Excel và gửi cho bộ phận kế toán. Thời gian tiêu hao trong việc xử lý quy trình là quá lớn. Sự trễ hẹn trong xử lý đơn hàng có thể kéo dài đến vài ngày trước khi sản phẩm đến tay nhà phân phối.

Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt ngày nay, việc sản phẩm không sẵn sàng tại các điểm bán sẽ tạo cơ hội cho đối thủ tiềm năng xâm nhập và chiếm lĩnh thị trường. Vì vậy, cần phải tăng cường tốc độ xử lý đơn hàng, loại bỏ các công việc thủ công trong quá trình làm việc.

Công cụ quản lý không phù hợp

Hiện nay, các doanh nghiệp thường sử dụng các công cụ quản lý riêng biệt, tuy nhiên, lựa chọn một giải pháp phù hợp với lĩnh vực kinh doanh không phải lúc nào cũng dễ dàng. Nếu sử dụng một phần mềm không phù hợp, doanh nghiệp có thể phải tiêu tốn nhiều chi phí mà không đạt được hiệu quả cao.

Đối với các doanh nghiệp sản xuất và phân phối, đặc biệt là các doanh nghiệp trong ngành dược phẩm với các yêu cầu quản lý đặc biệt và hệ thống phân phối lớn, cần một giải pháp hỗ trợ phù hợp. Phần mềm DMS Winmap là một giải pháp hữu ích cho doanh nghiệp trong việc:

  • Giám sát nhân viên bán hàng và tiếp thị, bao gồm vị trí, thời gian và tuyến bán hàng.
  • Quản lý các điểm bán, theo dõi doanh thu, tồn kho, trưng bày sản phẩm và đặt hàng.
  • Tự động hóa các quy trình làm việc của nhân viên bán hàng.
  • Truyền tải dữ liệu ngay lập tức cho nhà quản lý, giúp loại bỏ thời gian trống rỗng trong quá trình làm việc.

Giải pháp trong việc quản lý phân phối DMS trong ngành dược

Mặc dù ngành dược phẩm tại Việt Nam đang trải qua tăng trưởng ấn tượng, thì không nên lơi cuốn bởi sự thành công mà quên mất rằng việc duy trì và nâng cao chất lượng hoạt động là vô cùng quan trọng. Việc áp dụng hệ thống DMS trong quản lý phân phối là một phần quan trọng trong việc cải thiện và làm mới chuỗi cung ứng, và không nên bỏ lỡ.

Kênh Phân Phối Gián Tiếp Là Gì? Ưu Nhược Điểm & 3 Cấp Phân Phối

Phần mềm DMS cho ngành Dược phẩm – Y tế là gì?

Phần mềm DMS (Quản lý Hệ thống phân phối) đã trở nên rất quen thuộc đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và phân phối. Nó đã xuất hiện với mục tiêu hỗ trợ doanh nghiệp nâng cao khả năng tiếp cận và tương tác với khách hàng của họ. Vậy, hãy cùng Winmap khám phá những tính năng và ưu điểm của hệ thống DMS trong bài viết sau đây.

Phần mềm DMS dành cho lĩnh vực Dược phẩm – Y tế là một ứng dụng DMS được tạo riêng để hỗ trợ doanh nghiệp Dược phẩm tối ưu hóa quản lý hệ thống phân phối. Nó bao gồm việc theo dõi toàn bộ quá trình trên kênh phân phối, bao gồm hiệu suất của đội ngũ trình dược viên, quản lý nhà phân phối, đại lý và các cửa hàng hiệu thuốc, cũng như hoạt động các chương trình bán hàng như khuyến mãi, trả thưởng, tích lũy, trưng bày sản phẩm, và theo dõi tình hình tồn kho trên thị trường – tất cả đều được cập nhật theo thời gian thực để giúp nhà quản lý có cái nhìn tổng quan và quản lý hiệu quả.

Đối tượng sử dụng phần mềm DMS

Phần mềm DMS dành cho lĩnh vực Dược phẩm – Y tế phù hợp với các doanh nghiệp tham gia trong việc sản xuất và phân phối sản phẩm ra thị trường thông qua đội ngũ trình dược viên.

Các đối tượng trực tiếp sử dụng phần mềm DMS bao gồm:

  • Trình dược viên
  • Giám sát bán hàng (SS)
  • Cấp quản lý vùng/miền (nếu có): RSM – ASM – TSM – NSM
  • Giám đốc kinh doanh
  • Kế toán bán hàng và Thủ kho
  • Lãnh đạo công ty
  • Chủ hiệu thuốc (Trong trường hợp doanh nghiệp triển khai phần mềm để tương tác trực tiếp với các hiệu thuốc trong hệ thống phân phối của họ, không thông qua Trình dược viên)

Đối với các Nhà phân phối Dược có ít hơn 10 trình dược viên, chỉ những đối tượng như trình dược viên và chủ doanh nghiệp sẽ tham gia sử dụng phần mềm DMS.

Các kênh phân phối trong ngành dược

Thông thường, ngành dược thường sử dụng ba kênh phân phối chính:

  • ETC (Bệnh viện)
  • OTC (Điểm bán lẻ)
  • Phòng khám tư

Ngoài ra, để đáp ứng nhanh chóng nhu cầu tiêu dùng mới, gần đây đã xuất hiện thêm một số kênh phân phối thuốc khác, được gọi là Modern Trade – Siêu thị thuốc và chuỗi nhà thuốc chuẩn GPP.

Hiệu quả của việc áp dụng phần mềm DMS trong ngành dược

Để cải thiện hệ thống phân phối và khắc phục những khuyết điểm này, các doanh nghiệp trong ngành Dược đã thay đổi chiến lược bằng cách sử dụng phần mềm SalesUp DMS trong quá trình phân phối và đã đạt được những kết quả tích cực và cải tiến đáng kể.

Marketing dược phẩm là gì? Trường nào đào tạo marketing dược

Đối với các quản lý và trình dược viên

  • Đảm bảo kiểm soát và thúc đẩy hiệu suất tối ưu bằng cách sử dụng các chỉ tiêu (KPI) cùng với các công cụ đo lường chính xác và hiệu quả.
  • Theo dõi vị trí và lộ trình di chuyển thông qua hệ thống GPS theo thời gian thực.

Tự động hóa các quy trình làm việc để nhân viên có thể phục vụ nhiều khách hàng hơn mà không cần tuyển thêm nhân sự, đồng thời giúp quản lý tiết kiệm thời gian quản lý.

Đối với quy trình đặt hàng

  • Thực hiện đặt hàng tự động để tự động hóa quy trình đặt hàng, loại bỏ các bước thủ công phức tạp. Điều này giúp sản phẩm đến các đại lý một cách nhanh chóng, giảm thời gian và giảm nguy cơ sai sót trong dữ liệu.
  • Doanh nghiệp có khả năng kiểm soát tồn kho và tối ưu hóa việc quản lý lưu thông sản phẩm trên chuỗi phân phối của họ.

Quản lý hiệu quả các chương trình Trade Marketing

  • Đa dạng các hình thức khuyến mãi, tích lũy, và trưng bày sản phẩm.
  • Thiết lập và quản lý ngân sách khuyến mãi chi tiết.
  • Áp dụng chương trình trên các đối tượng cụ thể hoặc kết hợp nhiều nhóm đối tượng.

Đối với quá trình bán hàng

  • Tăng cường hiệu suất bán hàng thông qua thiết bị PDA (Personal Digital Assistant).
  • Tiếp nhận và xử lý đơn hàng cũng như thực hiện tự động các chương trình khuyến mãi.
  • Theo dõi tình hình đạt chỉ tiêu ngay trên smartphone.
  • Sử dụng dữ liệu lịch sử để xác định mục tiêu tại từng điểm bán.
  • Xác định vị trí cửa hàng và ghi nhận các lần viếng thăm của khách hàng.

Hiệu quả trong quản lý trưng bày

  • Phân bổ vị trí trưng bày sản phẩm một cách hiệu quả, giám sát và quản lý sản phẩm trưng bày tại các điểm phân phối.
  • Chụp hình sản phẩm trưng bày ngay tại các điểm bán hàng trên tuyến phân phối.
  • Thực hiện kiểm tra trạng thái trưng bày bằng smartphone.

Hiệu quả trong quản lý các cửa hàng hiệu thuốc

  • Theo dõi lượng tồn kho, thông tin đặt hàng, và lịch sử mua sắm tại các điểm bán.
  • Quản lý công nợ của khách hàng.
  • Theo dõi mức bao phủ sản phẩm tại các điểm bán thông qua bản đồ nhiệt.
Tags:
Chia sẻ bài viết này
Đánh giá từ khách hàng
Bài viết phổ biến
Bài viết liên quan

Nhận tư vấn chuyển đổi số

Tặng 8h tư vấn, cùng chuyên gia chuẩn hóa quy trình phát triển Kênh phân phối

“Winmap không đơn thuần cung cấp sản phẩm phần mềm. 

 

 

Mục tiêu của Winmap giúp CEO xây dựng quy trình kinh doanh hiệu quả, giúp mở rộng điểm bán và doanh thu tăng liên tục.

 

Cộng hưởng quy trình bài bản, phần mềm giải phóng 80% công việc các cấp quản lý”

Nhận tư vấn chuyển đổi số toàn diện

    * Vui lòng điền đầy đủ thông tin