Hướng dẫn cách thiết lập KPI chính xác, đầy đủ và hiệu quả

Hướng dẫn cách thiết lập KPI chính xác, đầy đủ nhất

21/01/2025

Nội dung chính

Xây dựng hệ thống KPI là quá trình quan trọng giúp nhà quản lý có thể đo lường, theo dõi và đánh giá hiệu quả hoạt động trong công ty. Việc xây dựng hệ thống KPI cần sự tỉ mỉ và cân nhắc kỹ càng. Dưới đây là hướng dẫn cách thiết lập KPI phù hợp với doanh nghiệp mà bạn có thể tham khảo.

*Cách thiết lập KPI phù hợp với từng doanh nghiệp*

KPI là gì?

KPI (Key Performance Indicator) là chỉ số đo lường và đánh giá hiệu suất công việc. KPI có thể định lượng được để theo dõi tiến độ hoàn thành công việc và mục tiêu của một cá nhân, nhóm, phòng ban hoặc cả tổ chức. Có nhiều cách để tính KPI như số liệu cụ thể, tỷ lệ hoặc định lượng. Tùy vào đối tượng và đặc thù công việc mà KPI sẽ được thể hiện dưới hình thức khác nhau.

Đối với KPI ở level cao sẽ tập trung vào mục tiêu chiến lược chung như: tăng 120% tổng doanh thu trong tháng 12, hoàn thành 50 dự án cấp tỉnh trong quý IV,… Còn với KPI ở level thấp được sử dụng trong hệ thống quy trình, cá nhân, phòng ban để đánh giá hiệu quả công việc đơn lẻ như: Tìm kiếm được 250 khách hàng tiềm năng/tháng, Tuyển dụng được 3 nhân viên mới/tuần,…

➡️ Xem thêm: Hành trình trải nghiệm nhân viên và chiến lược giữ chân nhân tài

*Đánh giá nhân viên theo KPI của các phòng ban*

Vai trò của KPI trong việc kết nối nhân sự và phòng ban

KPI giúp tổ chức kết nối công việc của nhân sự với phòng ban vào mục tiêu chung. Cụ thể:

Kết nối phòng ban, nhân sự tập trung vào 1 mục tiêu

Cách thiết lập KPI sẽ giúp các phòng ban phối hợp chặt chẽ hơn, cùng hướng về một mục tiêu chung. Bằng cách thiết lập các chỉ số tập trung vào hiệu quả kinh doanh, nhà quản lý không chỉ tạo sự thống nhất trong hoạt động mà còn giúp nhân viên hiểu rõ hơn vai trò của mình ngoài mục tiêu công việc tại bộ phận.

Kết nối công việc của nhân viên với mục tiêu của công ty

KPI là công cụ hiệu quả để truyền tải chiến lược của công ty đến với từng nhân viên. Chúng giúp xác định rõ ràng kết quả cần đạt được và kết nối chặt chẽ với mục tiêu cuối cùng của doanh nghiệp. Nhiều nhân viên thường cảm thấy bị “cuốn” vào công việc mà không hiểu rõ giá trị và kết quả mang lại như thế nào.

Khi được áp dụng đúng, KPI không chỉ giúp nhân viên thoát khỏi sự mơ hồ mà còn xác định mục tiêu rõ ràng trong công việc, đồng thời mở ra lộ trình phát triển và thăng tiến. Nhờ đó, mỗi nhân viên đều cảm nhận được sự gắn kết với sứ mệnh chung của công ty.

*KPI giúp kết nối công việc của các nhân viên với mục tiêu của công ty*

05 bước trong cách thiết lập KPI hiệu quả trong doanh nghiệp

Để thực hiện cách thiết lập KPI bạn cần tuân thủ các bước sau đây.

Bước 1: Xác định bộ phận/người xây dựng KPI

Doanh nghiệp có thể lựa chọn 1 trong 2 phương pháp sau để xây dựng hệ thống KPI.

Cách 1: Trưởng bộ phận, phòng ban chủ động xây dựng KPI nội bộ

Các trưởng bộ phận hoặc phòng ban là người hiểu rõ về chức năng và nhiệm vụ của từng vị trí nên sẽ trực tiếp xây dựng hệ thống KPI cho các chức danh trong phạm vi quản lý của mình. Đối với các bộ phận/phòng/ban có quy mô lớn có thể chia nhỏ công việc, giao cho các cấp quản lý dưới quyền để đảm bảo tính cụ thể và sát thực tế hơn.

Cách 2: Bộ phận nhân sự và quản lý cấp cao xây dựng KPI tổng thể

Bộ phận nhân sự và đội ngũ quản lý cấp cao sẽ chịu trách nhiệm xây dựng KPI tổng quát cho từng bộ phận, phòng ban. Phương pháp này đảm bảo tính khách quan và khoa học trong cách tiếp cận. Tuy nhiên, các KPI được tạo ra đôi khi cũng có thể thiếu thực tế hay chưa phản ánh đúng vai trò và nhiệm vụ của từng bộ phận.

Để khắc phục vấn đề, hệ thống KPI sau khi được xây dựng cần có sự thẩm định và đánh giá từ các bộ phận chức năng sau khi hoàn thiện. Điều này không chỉ giúp điều chỉnh chỉ số cho sát với thực tế mà còn đảm bảo KPI hỗ trợ tốt nhất cho mục tiêu chung của doanh nghiệp.

Bước 2: Đưa ra chỉ số KPI

Mỗi vị trí trong một bộ phận đều có chức năng và trách nhiệm riêng, vì vậy, điều quan trọng nhất khi thực hiện cách thiết lập KPI là đảm bảo các chỉ số này gắn kết chặt chẽ với mục tiêu cụ thể trong phòng ban và doanh nghiệp.

Sau khi xác định rõ KPI phù hợp với mục tiêu của từng vị trí và phòng ban, bước tiếp theo là áp dụng tiêu chí SMART để đánh giá chất lượng của của từng chỉ số:

Tiêu chí SMART để đánh giá KPI:

S – Specific: Mục tiêu rõ ràng, cụ thể.
M – Measurable: Mục tiêu có thể đo lường được.
A – Attainable: Mục tiêu khả thi, có thể đạt được.
R – Relevant: Mục tiêu thực tế, phù hợp với định hướng chung.
T – Timebound: Mục tiêu có thời hạn rõ ràng.

*Khi thực hiện cách thiết lập KPI cần đảm bảo tiêu chí SMART*

Nếu các chỉ số KPI không đáp ứng tiêu chí SMART, chúng không chỉ làm sai lệch việc đánh giá hiệu quả mà còn ảnh hưởng tiêu cực đến hệ thống quản trị và định hướng của tổ chức. Vì vậy, việc xây dựng và đánh giá KPI cần được thực hiện cẩn thận, đảm bảo tính khoa học và thực tiễn.

Bước 3: Xác định các mức độ để đánh giá hoàn thành KPI

Khi xây dựng hệ thống KPI cho doanh nghiệp, bạn cần đánh giá và phân loại các tiêu chí dựa vào mức độ ảnh hưởng đến mục tiêu chung cũng như thời gian thực hiện. Việc này giúp nhà quản lý tập trung nguồn lực vào nhiệm vụ quan trọng nhất. Dưới đây là cách phân nhóm tiêu chí:

Nhóm A: Tập hợp các tiêu chí và nhiệm vụ đòi hỏi cần nhiều thời gian để hoàn thành nhưng có tác động lớn đến mục tiêu chung của công ty. Đây là những nhiệm vụ then chốt, cần được ưu tiên hàng đầu.
Nhóm B: Bao gồm các tiêu chí và nhiệm vụ có 1 trong 2 đặc điểm: Mất ít thời gian thực hiện nhưng có ảnh hưởng lớn. Tốn nhiều thời gian nhưng lại ảnh hưởng ít.
Nhóm C: Gồm các tiêu chí và nhiệm vụ ít ảnh hưởng nhất tới mục tiêu chung và yêu cầu ít thời gian nhất để thực hiện.

Bước 4: Liên hệ giữa mức độ hoàn thành KPI và lương thưởng

Mỗi mức độ hoàn thành KPI sẽ đi kèm với một mức lương thưởng rõ ràng nhằm tạo động lực và ghi nhận thành quả của nhân viên. Chính sách này được xây dựng theo nhiều cách như:

Quy định từ ban lãnh đạo doanh nghiệp: Các cấp lãnh đạo đưa ra khung lương thưởng thống nhất và áp dụng trên toàn tổ chức.
Quản lý cấp phòng ban: Người đứng đầu phòng ban có thể tự đưa ra mức thưởng phù hợp với đặc thù công việc của bộ phận mình.
Người phụ trách xây dựng KPI: Cá nhân chịu trách nhiệm xây dựng hệ thống KPI sẽ đưa ra đề xuất mức lương thưởng dựa trên tiêu chí rõ ràng và hợp lý.
Thỏa thuận nội bộ nhân viên: Trong một số trường hợp, nhân viên cùng nhau thống nhất mức thưởng, tạo sự đồng thuận và tinh thần hợp tác.

*Nên có các khoản thưởng tương ứng với KPI để tạo động lực làm việc cho nhân viên*

Bước 5: Điều chỉnh, tối ưu để xây dựng KPI đạt hiệu quả nhất

KPI cần được theo dõi và điều chỉnh thường xuyên để đảm bảo phù hợp với thực tế và đạt hiệu quả tối ưu.

Khi nhân sự không đạt KPI: Nếu nhân viên không đạt được KPI sau một thời gian dài, nhà quản lý cần trao đổi trực tiếp, phân tích nguyên nhân và đưa ra điều chỉnh sao cho phù hợp nhất.
Khi nhân sự vượt KPI liên tục: Nếu nhân viên thường xuyên vượt KPI, nhà quản lý có thể nâng cao tiêu chí KPI để thách thức năng lực, đồng thời điều chỉnh chính sách lương thưởng tương ứng để tạo động lực lớn hơn.

Việc xây dựng một bộ KPI hoàn chỉnh cần phải đầu tư thử nghiệm trong vài tháng để đánh giá mức độ khả thi và hiệu quả. Quá trình này đòi hỏi sự tối ưu thường xuyên để đảm bảo hệ thống đánh giá luôn phù hợp và phản ánh chính xác hiệu quả làm việc.

Những sai lầm trong cách thiết lập KPI doanh nghiệp?

Dưới đây là những sai lầm mà doanh nghiệp hay gặp phải khi thực hiện cách thiết lập KPI.

Đặt quá nhiều KPI: Việc đưa ra quá nhiều KPI sẽ khiến nhân viên bị phân tán và mất tập trung vào mục tiêu quan trọng. Thay vào đó, hãy lựa chọn một số KPI chủ chốt, đảm bảo chúng phản ánh chính xác mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.
KPI thiếu liên kết với mục tiêu kinh doanh: Mỗi KPI cần được gắn kết chặt chẽ với mục tiêu kinh doanh chính. Điều này đảm bảo khi đạt được KPI, doanh nghiệp cũng tiến gần hơn tới mục tiêu chiến lược.
Đặt mục tiêu không khả thi hoặc không đo lường được: KPI phải khả thi và đo lường được, giúp nhân viên có động lực thực hiện, đồng thời đảm bảo việc đánh giá kết quả chính xác và minh bạch.
Chỉ chú trọng chỉ số kết quả mà bỏ qua chỉ số dẫn dắt: Không nên chỉ tập trung vào kết quả cuối cùng mà còn chú trọng vào các chỉ số đo lường quá trình và hoạt động, giúp định hướng và điều chỉnh kịp thời để đạt được kết quả mong muốn.
Thiếu điều chỉnh và cập nhật KPI theo thời gian: KPI không phải là hệ thống cố định mà nên theo dõi, điều chỉnh, cập nhật thường xuyên KPI để phù hợp với sự thay đổi của môi trường kinh doanh và các mục tiêu mới.

Quản lý KPI hiệu quả với phần mềm quản trị doanh nghiệp DMS

Phần mềm DMS Winmap giúp doanh nghiệp quản lý nhân viên hiệu quả hơn bởi nó sở hữu những tính năng nổi bật như:

Tăng trưởng doanh thu: Thiết lập chỉ số KPIs cho từng doanh nghiệp (theo hệ số Vùng, Sản phẩm) giúp doanh nghiệp dễ dàng thúc đẩy doanh thu theo Vùng, Sản phẩm mà mình mong muốn.
Tạo động lực cho nhân viên: Hệ thống sẽ hiển thị tỷ lệ doanh thu, sắp xếp theo thứ hạng của nhân viên sale với đội nhóm của mình, tạo động lực cao hơn cho nhân viên trong công việc.
Cơ chế linh hoạt: Tính toán cơ chế lương thưởng theo Tháng, Quý, Năm. Hiển thị mức lương và thưởng cụ thể trên hệ thống.
Báo cáo số liệu trực quan: Biểu đồ so sánh chỉ số KPIs hiện tại so với KPIs mục tiêu của tháng, qua đó đưa ra phương án điều chỉnh phù hợp để thúc đẩy doanh thu.

➡️ Xem thêm: Đâu là ứng dụng phần mềm KPI tối ưu và phổ biến nhất hiện nay?

*Phần mềm DMS Winmap giúp doanh nghiệp quản lý nhân viên hiệu quả*

Trên đây là cách thiết lập KPI hiệu quả mà doanh nghiệp có thể áp dụng. Doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng phần mềm DMS Winmap để rút gọn quá trình đánh giá mà vẫn duy trì độ hiệu quả.

➡️ Xem thêm: