Kiểm kê hàng tồn kho là công việc cần thiết và phổ biến ở mỗi doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ. Kiểm kê hàng tồn giúp doanh nghiệp nắm bắt được tình trạng hàng hóa để đánh giá hiệu quả kinh doanh và có phương án nhập hàng hợp lý. Vậy quy trình kiểm soát hàng tồn kho gồm những bước nào và những sai lầm dễ mắc phải là gì? Bài viết sau sẽ giải đáp thắc mắc cho bạn.

Tổng quan kiểm kê hàng tồn kho là gì?

Hàng tồn kho là hàng hóa mà doanh nghiệp lưu trữ trong kho. Hàng tồn kho ở đây không phải là lượng hàng hóa tồn đọng do không được bán đúng hạn. Hàng tồn kho ở đây là sản phẩm, nguyên vật liệu, phần mềm,… của doanh nghiệp đang kinh doanh.

Kiểm kê hàng tồn kho là quá trình đếm, kiểm tra và so sánh số lượng hàng hóa thực tế trong kho với số lượng hàng hóa ghi trên sổ sách. Đây là một hoạt động định kỳ nhằm đảm bảo tính chính xác của số liệu về hàng tồn kho.

Tại sao cần kiểm kê hàng tồn kho?

Việc thực hiện tốt quy trình kiểm soát hàng tồn kho sẽ mang lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích lâu dài. Nó giúp doanh nghiệp đảm bảo tính chính xác của số liệu, ngăn ngừa thất thoát, cải thiện quản lý kho và cung cấp thông tin quan trọng cho việc ra quyết định. Cụ thể:

#1 Đảm bảo tính chính xác của số liệu:

• Phát hiện sai sót: Qua kiểm đếm, doanh nghiệp có thể phát hiện ra những sai sót trong quá trình nhập xuất hàng, như nhập nhầm số lượng, ghi sổ sai, hoặc mất mát hàng hóa do các nguyên nhân khác.
• Điều chỉnh sổ sách: Nhờ đó, doanh nghiệp có thể điều chỉnh lại số liệu trên sổ sách cho phù hợp với thực tế, đảm bảo thông tin luôn chính xác và đáng tin cậy.

#2 Ngăn ngừa thất thoát:

• Phát hiện hàng hóa hư hỏng, mất mát: Việc kiểm đếm giúp phát hiện sớm những hàng hóa bị hư hỏng, mất cắp hoặc thất thoát do các nguyên nhân khác.
• Răn đe hành vi gian lận: Kiểm đếm thường xuyên giúp răn đe những hành vi gian lận, như trộm cắp, tiêu thụ hàng hóa công ty.

#3 Cải thiện quản lý kho:

• Đánh giá hiệu quả quản lý: Kết quả kiểm kê cho thấy hiệu quả của công tác quản lý kho. Nếu có nhiều sai lệch, điều đó chứng tỏ quy trình quản lý còn nhiều bất cập.
• Cải tiến quy trình: Dựa trên kết quả kiểm kê, doanh nghiệp có thể đưa ra những biện pháp cải tiến quy trình làm việc, nâng cao hiệu quả quản lý kho.

#4 Cung cấp thông tin cho quyết định kinh doanh:

• Lập kế hoạch sản xuất, kinh doanh: Số liệu chính xác về hàng tồn kho giúp doanh nghiệp lập kế hoạch sản xuất, kinh doanh hiệu quả hơn, tránh tình trạng tồn kho quá nhiều hoặc quá ít.
• Đánh giá hiệu quả kinh doanh: Kiểm kê giúp đánh giá hiệu quả của các chiến dịch marketing, khuyến mãi, từ đó đưa ra những quyết định điều chỉnh phù hợp.

#5 Tuân thủ quy định pháp luật:

• Báo cáo tài chính: Số liệu kiểm kê là cơ sở quan trọng để lập báo cáo tài chính, đảm bảo tính minh bạch và trung thực.
• Thanh tra, kiểm toán: Khi có yêu cầu của cơ quan chức năng, doanh nghiệp cần cung cấp số liệu kiểm kê để phục vụ công tác thanh tra, kiểm toán.

Một số phương pháp kiểm kê hàng tồn kho khác

Quản lý tồn kho là công việc rất cần thiết trong hoạt động kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp sẽ có những quy trình kiểm toán hàng tồn kho khác nhau. Mỗi biện pháp đều có những ưu nhược điểm riêng biệt.

#1 Kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên

Biện pháp này ưu điểm là dễ tiến hành, không cần quy trình hay phần mềm phức tạp. Thủ tục kiểm soát hàng tồn kho diễn ra hàng ngày hoặc hàng tuần. Việc quản lý tồn kho thường xuyên áp dụng với các doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh các loại mặt hàng giá trị cao như thiết bị, máy móc,… 

Tuy nhiên phương pháp quản lý tồn kho thủ công này không thể áp dụng cho các doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa số lượng lớn. Phương pháp này dễ gây ra sai sót và tốn thời gian, công sức khi lượng hàng hóa trong kho nhiều.

#2 Kiểm kê hàng tồn kho theo định kỳ

Những doanh nghiệp lớn thường kiểm kê hàng tồn kho theo định kỳ vì số lượng hàng hóa nhiều. Quy trình kiểm kê hàng tồn kho được thực hiện theo tháng, theo quý hoặc chu kỳ. 

Quản lý tồn kho theo định kỳ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức. Tuy nhiên các đợt kiểm kê hàng tồn thường cách nhau nên khó phát hiện sai sót trong kho hàng hóa.

Quy trình kiểm kê hàng tồn kho tối ưu và hiệu quả

#1 Chuẩn bị trước khi kiểm hàng

Trước khi bắt đầu kiểm kê hàng tồn kho, doanh nghiệp phải có kế hoạch để đảm bảo quy trình kiểm kê hàng tồn kho diễn ra nhanh và chính xác. Lập trước kế hoạch và xây dựng sơ đồ lưu trữ là điều cần thiết để quản lý tồn kho hiệu quả.

#2 Các bước cơ bản trong quy trình kiểm kê hàng tồn kho

Quy trình kiểm soát hàng tồn kho hiện nay được thiết kế và xây dựng dựa trên quy mô ngành nghề kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Sau khi có kế hoạch cụ thể thì doanh nghiệp tiến hành các thủ tục kiểm soát hàng tồn kho theo các bước sau:

• Bước 1: Lập danh sách hàng tồn kho chi tiết, đầy đủ.
• Bước 2: Tiến hành kiểm kê độc lập giữa vài ba người và ghi số liệu độc lập.
• Bước 3: Hoàn thành kiểm kê và so sánh, đối chiếu kết quả. Nếu chênh lệch thì phải kiểm đếm lại hàng tồn.
• Bước 4: Chốt lại số lượng hàng tồn kho đã kiểm kê và đối chiếu sổ sách.
• Bước 5: Tìm hiểu nguyên nhân sai lệch và điều chỉnh lại hàng tồn kho theo đúng thực tế.
• Bước 6: Hoàn tất biên bản kiểm kê hàng tồn kho.

Sau khi xử lý kết quả kiểm kê, nếu có sai sót trong tồn kho thì người quản lý phải kịp thời tìm hiểu nguyên nhân để rút kinh nghiệm cho những lần sau. Tùy theo đặc thù mỗi doanh nghiệp mà các bước kiểm kê có thể khác nhau trong hệ thống kiểm soát hàng tồn kho.

Một số sai lầm dễ mắc phải trong quá trình kiểm đếm hàng tồn kho

Trong quá trình kiểm soát hàng tồn kho, các doanh nghiệp khó tránh khỏi những sai sót trong quy trình kiểm đếm. Dưới đây chúng tôi liệt kê những sai lầm có thể xảy ra khi thực hiện quy trình kiểm toán hàng tồn kho:

Không chuẩn bị không gian kho hàng

Không gian kho hàng chưa được chuẩn bị chu đáo, sắp xếp không khoa học làm ảnh hưởng đến công việc kiểm kê và quản lý tồn kho. Ngoài ra, việc sắp xếp hàng hóa lộn xộn có thể khiến bạn đếm nhầm số lượng, thiếu sót thông tin sản phẩm, gây nhầm lẫn số liệu.

Sắp xếp hàng hóa theo trật tự sẽ đem đến hiệu quả hơn trong quy trình kiểm soát hàng tồn kho. Doanh nghiệp nên chú trọng đầu tư thời gian và nguồn lực để đảm bảo kho hàng được sắp xếp khoa học nhằm tiết kiệm thời gian trong công việc quản lý tồn kho.

Quy trình kiểm kê không đầy đủ

Nhân viên phụ trách kiểm kê hay doanh nghiệp thuê dịch vụ ngoài phải được đào tạo về các quy trình kiểm kê hàng tồn kho bài bản. Nếu quy trình kiểm kê ko đầy đủ thông tin về hàng hóa thì ảnh hưởng đến quá trình kiểm đếm hàng tồn kho. Vì vậy doanh nghiệp cần chủ động quản lý và kiểm soát hàng hóa để tránh sai sót khi thực hiện kiểm kê.

Thiếu sự chuẩn bị trong việc tiêu hủy hàng tồn

Việc tiêu hủy hàng tồn kho cũng cần phải có một kế hoạch rõ ràng ở mỗi doanh nghiệp. Các tài liệu liên quan đến hàng hủy đều phải được lưu giữ cẩn thận để phục vụ quy trình kiểm kê và đối chiếu kết quả khi có nhầm lẫn.

Không tìm nguyên nhân sai sót trong quá trình kiểm kê

Trong quy trình kiểm soát hàng tồn kho không thể tránh được sai sót hay nhầm lẫn hàng hóa trong kho. Bởi với bất kỳ sai sót nào đều có nguy cơ gây tổn thất lớn về tài chính cho doanh nghiệp. Do đó, khi gặp vấn đề người kiểm kê cần phải giải quyết trước khi đưa ra kết quả cuối cùng. 

Không kiểm kê chi tiết các sản phẩm

Quy trình kiểm kê hàng tồn kho bao gồm cả việc phải kiểm kê các sản phẩm hàng hóa có đặc thù riêng. Nhân viên kiểm kê thường chỉ tập trung các đầu mục hàng hóa lớn mà bỏ qua việc kiểm đếm mẫu mã, số lượng, giá cả,… từng sản phẩm. Điều này dẫn đến những thiếu sót trong kết quả kiểm kê và doanh nghiệp khó nắm bắt được tình trạng hàng hóa cụ thể hiện tại trong kho hàng.

Chưa giải quyết được hàng tồn kho không rõ ràng

Việc giải quyết các sản phẩm tồn kho không rõ ràng nên được tiến hành trước khi thực hiện kiểm kê. Đó là các sản phẩm không rõ xuất xứ nguồn gốc, các mặt hàng lưu trữ trong kho quá lâu hay các hàng còn sót lại sau quá trình sản xuất. Chính vì vậy doanh nghiệp nào cũng nên có kế hoạch xử lý hay lưu trữ hàng không rõ ràng này và theo dõi hợp lý.

Làm thế nào để khiến quy trình kiểm kê hàng tồn kho trở nên hiệu quả?

Để quy trình kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả và nhanh chóng, các doanh nghiệp cần lưu ý các vấn đề sau:

Phân loại các sản phẩm tồn kho

Nguyên tắc kiểm kê hàng tồn kho là phân chia các mặt hàng thành các nhóm khác nhau. Nhóm A gồm hàng hóa có giá trị cao và số lượng ít, nhóm B gồm hàng hóa giá trị trung bình, còn nhóm C là những mặt hàng có giá trị thấp và bán nhanh. Việc phân chia giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý tồn kho và giảm thiểu chi phí lưu trữ cho doanh nghiệp.

Theo dõi đầy đủ thông tin hàng hóa

Các thông tin của sản phẩm hàng hóa như mã vạch, mã SKU, ngày sản xuất, số lô, nhà cung cấp,… phải được thống kê cụ thể và lưu trữ cẩn thận. Ngoài ra doanh nghiệp cần theo dõi chi phí của hàng hóa để chủ động có phương án kinh doanh phù hợp.

Nhất quán trong quá trình kiểm kê hàng tồn kho

Các thủ tục kiểm soát hàng tồn kho cần đảm bảo độ chính xác và nhất quán trong các bước. Điều này tránh được những sai sót trong số liệu kiểm đếm. Nhân viên đồng kiểm cần làm việc thống nhất giảm sự nhầm lẫn trong công việc.

Ứng dụng phần mềm vào quản lý tồn kho

Hiện nay, các doanh nghiệp đã và đang áp dụng công nghệ phần mềm quản lý kho và kiểm kê hàng hóa. Ứng dụng công nghệ giúp cho doanh nghiệp xử lý chính xác và hiệu quả số liệu hàng hóa trong kho hàng của mình.

DMS Winmap là hệ thống phần mềm quản lý kho thông minh. Phần mềm được thiết kế giúp hệ thống kiểm soát hàng tồn kho của doanh nghiệp trở nên đơn giản và độ chính xác cao hơn.

Giải pháp quản lý tồn kho tuyệt vời với Phần mềm DMS Winmap

Kết luận

Bài viết trên đây chúng tôi đã giải thích cho bạn về khái niệm quản lý tồn kho và các sai lầm trong quy trình kiểm kê hàng tồn kho. Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn về vấn đề này hãy liên hệ với chúng tôi để được đội ngũ nhân viên hỗ trợ tư vấn.