Phương pháp OKR không chỉ giúp doanh nghiệp định hướng mục tiêu rõ ràng, mà còn tạo ra sự kết nối mạnh mẽ giữa các cá nhân và nhóm. Để triển khai OKR hiệu quả, doanh nghiệp cần nắm vững ba nguyên tắc cơ bản giúp xây dựng và theo dõi mục tiêu một cách hệ thống và đạt được kết quả tối ưu.

Cùng Winmap tìm hiểu sâu hơn về nguyên tắc xây dựng OKR và lý do tại sao công cụ này ngày càng trở nên quan trọng trong việc thiết lập chiến lược và đánh giá hiệu suất trong các doanh nghiệp hiện đại.

1. OKR là gì? Cấu trúc của OKR

OKR (Objectives and Key Results) là một phương pháp quản trị mục tiêu giúp tổ chức, đội nhóm và cá nhân thiết lập, theo dõi các mục tiêu có thể đo lường được. Xây dựng OKR dựa trên hai yếu tố chính:

• Objective (Mục tiêu): Đích đến mà tổ chức, nhóm hoặc cá nhân muốn đạt được. Mục tiêu cần rõ ràng, cụ thể, thách thức nhưng vẫn có thể đạt được.
• Key Result (Kết quả then chốt): Chỉ số đo lường tiến độ hoàn thành mục tiêu. Các kết quả then chốt phải cụ thể, đo lường được và có thời hạn.

Nguyên tắc OKR là gì?

OKR có nguồn gốc từ MBO (Quản lý theo mục tiêu) do Peter Drucker phát minh năm 1954. Andrew Grove phát triển OKR tại Intel vào năm 1968, và John Doerr đã tiếp tục phổ biến phương pháp này khi gia nhập Google vào năm 1999. Từ đó, OKR trở thành công cụ quản trị hiệu quả được áp dụng rộng rãi bởi nhiều doanh nghiệp trên thế giới.

2. Phân loại OKR

Xây dựng OKR có thể được áp dụng linh hoạt theo nhiều cách khác nhau, tùy thuộc vào mục tiêu chiến lược và phạm vi áp dụng trong tổ chức. Việc phân loại OKR giúp xác định rõ mục đích sử dụng, từ đó tối ưu hóa hiệu quả triển khai. 

2 loại OKR phổ biến

Dưới đây là một số cách phân loại OKR phổ biến, dựa trên cấp độ áp dụng, mức độ tham vọng và chu kỳ thực hiện.

2.1. OKR cam kết (Committed OKRs)

OKR cam kết là những mục tiêu và kết quả then chốt mà tổ chức, nhóm hoặc cá nhân có thể đạt được 100%. Đây thường là những OKR gắn liền với các mục tiêu cốt lõi, mang tính bắt buộc và có ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của tổ chức. 

Việc xây dựng OKR cam kết cần dựa trên một số tiêu chí quan trọng để đảm bảo tính thực tế và khả thi. Để làm điều này, tổ chức, nhóm hoặc cá nhân có thể tự đặt ra các câu hỏi sau:

• Mục tiêu này có thực sự quan trọng không? Đây có phải là một mục tiêu thiết yếu, có tác động trực tiếp đến sự phát triển của tổ chức, nhóm hoặc cá nhân? Nếu không đạt được mục tiêu này, liệu có ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động chung không?
• Mục tiêu này có thể hoàn thành trong khung thời gian đã đặt ra không? Các nguồn lực, bao gồm nhân lực, tài chính và công cụ hỗ trợ, có đủ để đảm bảo đạt được mục tiêu không?
• Mục tiêu này có thể đo lường và theo dõi được không? Các kết quả then chốt có đi kèm với những chỉ số cụ thể để đánh giá tiến độ và mức độ hoàn thành không?

OKR cam kết giúp tổ chức và cá nhân tập trung vào các kết quả quan trọng, đảm bảo trách nhiệm và sự rõ ràng trong quá trình thực hiện. Việc đặt ra các OKR cam kết cũng giúp doanh nghiệp duy trì sự ổn định, theo dõi hiệu suất một cách chính xác và điều chỉnh chiến lược kịp thời khi cần thiết.

2.2. OKR khát vọng (Aspirational OKRs)

Xây dựng OKR mở rộng (hay còn gọi là OKR khát vọng) là những mục tiêu đầy tham vọng mà tổ chức, nhóm hoặc cá nhân hướng tới nhưng khả năng đạt được 100% là rất thấp. Các OKR này không chỉ thúc đẩy đổi mới và sáng tạo mà còn khuyến khích đội ngũ thử nghiệm các cách tiếp cận mới, vượt qua giới hạn hiện tại và tạo ra sự đột phá trong công việc.

Để xây dựng OKR mở rộng, tổ chức, nhóm hoặc cá nhân cần cân nhắc các câu hỏi sau:

• Mục tiêu này có thực sự mang tính đột phá và sáng tạo không? Liệu nó có thúc đẩy tổ chức, nhóm hoặc cá nhân tiến xa hơn so với hiện tại không?
• Mục tiêu này có thể đạt được nếu có sự nỗ lực tối đa không? Mặc dù khó hoàn thành 100%, liệu mục tiêu có khả năng đạt được một phần đáng kể khi tận dụng tối đa nguồn lực và sáng tạo không?
• Mục tiêu này có hỗ trợ việc đạt được các mục tiêu chính không? Dù mang tính thử nghiệm, OKR này có đóng góp vào chiến lược dài hạn của tổ chức hay cá nhân không?

Không giống như xây dựng OKR cam kết, OKR mở rộng không yêu cầu tuân theo một lộ trình cụ thể hoặc có sẵn đầy đủ thông tin về các nguồn lực cần thiết. Thay vào đó, chúng cho phép sự linh hoạt và thử nghiệm trong quá trình thực hiện.

Trong khi đó, với OKR mở rộng, mức độ hoàn thành mong đợi chỉ vào khoảng 70%. Điều này có nghĩa là ngay cả khi chưa đạt được toàn bộ mục tiêu, OKR mở rộng vẫn tạo ra tác động đáng kể, thúc đẩy sự phát triển và học hỏi liên tục trong tổ chức.

3. Lợi ích khi áp dụng OKR

Dưới đây là những lợi ích quan trọng khi áp dụng đúng nguyên tắc xây dựng OKR: 

OKR và những lợi ích vượt trội

3.1. Focus (Tập trung)

Xây dựng OKR giúp các tổ chức tập trung vào những mục tiêu quan trọng nhất, hạn chế sự phân tán và tối ưu hóa nguồn lực để đạt được thành công. Bằng cách đặt ra một số lượng mục tiêu giới hạn, doanh nghiệp có thể duy trì sự tập trung cao độ. 

Thông thường, một tổ chức có thể đặt từ 2 đến 5 mục tiêu, trong khi mỗi mục tiêu không nên có quá 5 kết quả then chốt (Key Results) để đảm bảo tính khả thi và hiệu quả trong quá trình thực hiện.

Quy trình thiết lập OKR thường bắt đầu với câu hỏi: “Trong 3, 6 hoặc 12 tháng tới, điều quan trọng nhất mà doanh nghiệp cần đạt được là gì?” Các nhiệm vụ không liên quan trực tiếp đến mục tiêu hiện tại có thể được chuyển sang chu kỳ tiếp theo để đảm bảo sự ưu tiên rõ ràng và tạo điều kiện cho sự sáng tạo, đổi mới.

Bên cạnh đó, việc áp dụng, xây dựng OKR giúp toàn bộ nhân viên hiểu rõ định hướng chung của tổ chức. Khi nắm bắt được các mục tiêu cốt lõi, mỗi cá nhân có thể điều chỉnh kế hoạch làm việc của mình để đóng góp vào mục tiêu chung một cách chủ động và hiệu quả hơn.

3.2. Alignment (Sự liên kết)

Xây dựng OKR rất quan trọng, đóng vai trò như chiếc la bàn, giúp tất cả mọi người chèo thuyền theo cùng một hướng. Chỉ cần một cá nhân đi lệch hướng, tổ chức có thể mất đi sự tập trung và chệch khỏi mục tiêu ban đầu.

Việc liên kết các mục tiêu trong OKR mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp, bao gồm:

• Tăng cường sự tập trung và cam kết: Khi các mục tiêu được đồng bộ, cá nhân và nhóm dễ dàng xác định nhiệm vụ cần thực hiện để đóng góp vào mục tiêu chung, từ đó nâng cao sự tập trung và cam kết với công việc.
• Hạn chế trùng lặp và chồng chéo công việc: Sự liên kết giúp các nhóm làm việc hiệu quả hơn, tránh tình trạng nhiều người thực hiện cùng một nhiệm vụ không cần thiết.
• Cải thiện sự phối hợp và trách nhiệm: Khi hiểu rõ vai trò của mình và cách công việc của mình tác động đến tổng thể, các cá nhân có thể phối hợp nhịp nhàng hơn, tạo ra hiệu suất cao hơn.
• Tạo động lực cho nhân viên: Khi nhân viên thấy công việc của họ có ý nghĩa và đóng góp trực tiếp vào thành công của tổ chức, họ sẽ cảm thấy có động lực hơn và gắn bó lâu dài với doanh nghiệp.

Nhờ sự liên kết mạnh mẽ mà OKR mang lại, tổ chức có thể hoạt động hiệu quả hơn, duy trì sự thống nhất và hướng tới các mục tiêu chiến lược một cách vững chắc.

3.3. Commitment (Cam kết)

Khi được tham gia trực tiếp vào quá trình  theo dõi và xây dựng OKR, nhân viên sẽ cảm thấy có trách nhiệm hơn với công việc của mình, đồng thời gắn bó chặt chẽ với sự thành công của doanh nghiệp.

Vì OKR của mỗi cá nhân có mối liên hệ chặt chẽ với đồng nghiệp, cấp trên, cấp dưới và các phòng ban liên quan, việc đi chệch hướng trở nên khó xảy ra. Khi một cá nhân gặp khó khăn, hệ thống OKR giúp nhanh chóng nhận diện vấn đề, tạo điều kiện để các bên liên quan phối hợp điều chỉnh, hỗ trợ quản lý doanh nghiệp và đảm bảo tiến độ và hiệu quả công việc.

3.4. Tracking (Theo dõi)

Khi đặt ra các mục tiêu, chúng ta có thể đối mặt với những rủi ro sau:

• Rủi ro cuối chu kỳ: Xảy ra khi tiến độ công việc không được kiểm tra thường xuyên, dẫn đến việc phát hiện vấn đề quá muộn, không còn cơ hội khắc phục. Để tránh điều này, cần đảm bảo việc theo dõi và đánh giá tiến độ diễn ra đều đặn.
• Rủi ro bất chợt: Là những rủi ro không thể lường trước, có thể xảy ra đột ngột ngay cả khi báo cáo số liệu cho thấy mọi thứ vẫn ổn định. Cách tốt nhất để đối phó là chuẩn bị trước các kế hoạch dự phòng và luôn sẵn sàng xử lý tình huống ngoài dự kiến.
• Rủi ro chệch hướng: Phát sinh khi một vấn đề đã tồn tại trong thời gian dài nhưng không được phát hiện do thiếu sự kiểm tra thường xuyên. Đến khi nhận ra, việc khắc phục có thể đã trở nên quá muộn.

Vì vậy, việc kiểm tra và theo dõi tiến độ một cách liên tục là yếu tố quan trọng giúp giảm thiểu rủi ro. Hầu hết các rủi ro đều xuất phát từ sự chủ quan trong giám sát, do đó, duy trì sự kiểm soát kịp thời sẽ giúp đảm bảo mục tiêu đạt được một cách hiệu quả.

3.5. Stretching (Kéo dài)

OKR mang lại lợi ích to lớn khi giúp tổ chức đặt ra những mục tiêu tham vọng, vượt xa giới hạn hiện tại. Những mục tiêu này, còn được gọi là mục tiêu kéo dài (stretch goals), không dễ dàng đạt được nhưng hoàn toàn khả thi nếu có sự nỗ lực vượt bậc. 

Bên cạnh đó, mục tiêu kéo dài còn là nguồn động lực mạnh mẽ cho nhân viên. Khi họ hướng đến một mục tiêu đầy thách thức, tinh thần làm việc sẽ trở nên hăng hái hơn, giúp tăng sự cam kết và cống hiến. Đồng thời, việc đặt ra những mục tiêu táo bạo cũng giúp tổ chức tạo ra sự khác biệt và lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

4. Những nguyên tắc xây dựng OKR thành công là gì?

Xây dựng OKR thành một công cụ mạnh mẽ giúp tổ chức, nhóm và cá nhân đạt được các mục tiêu chiến lược. Tuy nhiên, để triển khai OKR hiệu quả, cần tuân thủ một số nguyên tắc xây dựng OKR quan trọng nhằm đảm bảo sự tập trung, tính liên kết và khả năng đo lường.

3 nguyên tắc xây dựng OKR hiệu quả

#1 Nguyên tắc chung

Tập trung vào những mục tiêu quan trọng
Nguyên tắc xây dựng OKR là không nên dàn trải quá nhiều mục tiêu cùng một lúc. Thay vào đó, hãy chọn từ 2 – 5 mục tiêu chính, mỗi mục tiêu đi kèm tối đa 5 kết quả then chốt (Key Results). Điều này giúp đảm bảo sự tập trung và ưu tiên những điều thực sự quan trọng.

Cân bằng giữa tham vọng và khả thi
Một số OKR nên có tính thách thức cao (mục tiêu kéo dài), trong khi một số khác có thể mang tính cam kết. Sự cân bằng này giúp thúc đẩy đổi mới nhưng vẫn đảm bảo tính thực tế và khả năng hoàn thành.

Định hướng kết quả, không chỉ tập trung vào đầu việc
Theo nguyên tắc xây dựng OKR nên tập trung vào kết quả đạt được thay vì chỉ liệt kê các nhiệm vụ cần làm. Điều này giúp tổ chức linh hoạt trong cách tiếp cận, khuyến khích sáng tạo để đạt được mục tiêu một cách tối ưu nhất.

Công khai và minh bạch
Xây dựng OKR nên được chia sẻ rộng rãi trong tổ chức để tất cả mọi người đều có thể thấy được mục tiêu của từng cá nhân, nhóm và công ty. Sự minh bạch giúp đảm bảo tính liên kết, tăng cường sự hợp tác và thúc đẩy tinh thần trách nhiệm.

Theo dõi và điều chỉnh thường xuyên
Nguyên tắc xây dựng OKR không phải là một kế hoạch cố định mà cần được theo dõi liên tục. Kiểm tra tiến độ hàng tuần hoặc hàng tháng giúp phát hiện sớm các vấn đề và điều chỉnh kịp thời để đảm bảo mục tiêu có thể đạt được.

Việc tuân thủ các nguyên tắc xây dựng bộ OKR này sẽ giúp tổ chức triển khai OKR hiệu quả, tạo động lực cho nhân viên và nâng cao hiệu suất làm việc.

#2 Đối với Mục tiêu (Objective)

Objective cần mô tả đích đến một cách rõ ràng thay vì mơ hồ. Ví dụ:

• Cụ thể: “Mở rộng kinh doanh ra thị trường Trung Quốc”
• Mập mờ: “Hướng tới mở rộng kinh doanh ra thị trường quốc tế”
  Một mục tiêu cụ thể giúp đội ngũ dễ dàng xác định hướng đi, đo lường tiến độ và xây dựng kế hoạch thực hiện.

Mục tiêu cần mang tính thách thức và vượt quá khả năng hiện tại
Nguyên tắc xây dựng OKR không chỉ đơn thuần là những mục tiêu có thể đạt được dễ dàng mà phải tạo cảm giác thách thức, thúc đẩy sự nỗ lực và đổi mới. 

Bằng cách đặt ra những mục tiêu cụ thể, táo bạo nhưng vẫn khả thi, xây dựng OKR sẽ trở thành công cụ mạnh mẽ giúp tổ chức và cá nhân phát triển nhanh chóng, thúc đẩy hiệu suất làm việc và đổi mới liên tục.

#3 Đối với Kết quả then chốt (Key Results)

Như nguyên tắc xây dựng OKR, mỗi mục tiêu (Objective) nên đi kèm với khoảng 3 – 5 kết quả then chốt (Key Results) để đo lường mức độ hoàn thành mục tiêu một cách chính xác và cụ thể.

Key Results phải đo lường được
Một kết quả then chốt hiệu quả cần có các chỉ số rõ ràng, thay vì chỉ mô tả chung chung. Ví dụ:

• Cụ thể & đo lường được: “Liên hệ với 10 nhà báo”
• Mơ hồ & không đo lường được: “Phát triển quan hệ truyền thông với các nhà báo”
  Các chỉ số định lượng giúp dễ dàng theo dõi tiến độ và đánh giá thành công.

Key Results quan trọng hơn cả mục tiêu
Mục tiêu (Objective) là định hướng, còn Key Results chính là những cột mốc cụ thể để biến mục tiêu thành hiện thực. Việc đạt được các Key Results đồng nghĩa với việc tiến gần hơn đến mục tiêu, và đôi khi có giá trị hơn cả việc chỉ hoàn thành mục tiêu chung chung.

Key Results tập trung vào kết quả đầu ra, không chỉ là hành động
Một Key Result tốt cần mô tả kết quả cụ thể thay vì chỉ nêu hành động cần thực hiện. Ví dụ:

• Cụ thể & đo lường được: “Nộp báo cáo phễu chuyển đổi”
• Chung chung & không cụ thể: “Phân tích hiệu suất của phễu chuyển đổi”
  Việc tập trung vào kết quả đầu ra giúp tổ chức đảm bảo rằng công việc thực sự mang lại giá trị, thay vì chỉ dừng lại ở việc hoàn thành một nhiệm vụ nào đó.

Bằng cách thiết lập Key Results đúng cách, tổ chức có thể theo dõi tiến độ rõ ràng, đảm bảo rằng các mục tiêu đề ra không chỉ là những ý tưởng trên giấy mà có thể hiện thực hóa bằng các kết quả cụ thể.

5. Xây dựng OKR theo Quý hiệu quả cho doanh nghiệp. 

Để triển khai nguyên tắc xây dựng OKR hiệu quả, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch theo từng quý, đảm bảo sự tập trung, linh hoạt và khả năng đo lường tiến độ. Việc xây dựng OKR theo quý giúp doanh nghiệp nhanh chóng điều chỉnh chiến lược, tối ưu nguồn lực và duy trì động lực cho đội ngũ.

5.1 Thời gian xây dựng

Khoảng thời gian 30 ngày là lý tưởng để xây dựng một chu kỳ OKR theo quý cho doanh nghiệp. Để đảm bảo quá trình xây dựng OKR diễn ra suôn sẻ, tổ chức nên đặt thời hạn cho toàn bộ quá trình này, bắt đầu từ ngày 15 của tháng cuối quý và kết thúc muộn nhất vào ngày 15 của tháng đầu tiên của quý tiếp theo.

Quá trình xây dựng OKR thường không thể hoàn tất ngay vào ngày cuối cùng của quý, vì việc tổng kết OKR của quý trước cần có thời gian để thu thập đầy đủ số liệu và đánh giá chính xác. Do đó, tổ chức cần dành thời gian để hoàn thiện dữ liệu trước khi tiến hành chấm điểm và phân loại kết quả.

5.2 Các bước xây dựng OKR

Bước 1: Thu thập ý tưởng về mục tiêu của công ty

Thông thường, ban lãnh đạo doanh nghiệp sẽ là người đề ra các mục tiêu chiến lược. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, lãnh đạo có thể không nắm rõ những thách thức thực tế hoặc góc nhìn khác từ nhân viên ở các bộ phận khác nhau.

Do đó, việc thu thập ý kiến từ các cấp trong tổ chức không chỉ giúp mục tiêu trở nên toàn diện, thực tế hơn mà còn tạo cơ hội để nhân viên đóng góp, nâng cao tinh thần trách nhiệm và gắn kết với chiến lược chung của công ty.

Bước 2: 

Sau khi thu thập ý tưởng từ toàn bộ nhân viên, ban lãnh đạo sẽ tiến hành sàng lọc và xác định các mục tiêu trọng tâm của công ty. Những ý tưởng chất lượng về “điều gì là quan trọng” thường xuất phát từ lãnh đạo cấp cao những người có tầm nhìn chiến lược, chuyên môn sâu và khả năng đánh giá toàn diện hơn về doanh nghiệp.

Khi xác định mục tiêu, hãy tuân thủ nguyên tắc:

• Chọn từ 2 đến 3 mục tiêu chính (tối đa 5 mục tiêu) để đảm bảo tập trung.
• Viết rõ ràng, cụ thể và truyền cảm hứng để tạo động lực cho nhân viên.
• Công bố chính thức tới toàn công ty, kèm theo lời giải thích rõ ràng về lý do chọn các mục tiêu này và ý nghĩa của chúng đối với tổ chức.

Việc truyền đạt một cách minh bạch và thuyết phục sẽ giúp nhân viên hiểu, đồng lòng và cam kết thực hiện nguyên tắc xây dựng OKR đề ra, từ đó nâng cao hiệu quả triển khai trong toàn doanh nghiệp.

6. Phân biệt KPI và OKR và Lưu ý khi xây dựng mô hình OKR

KPI và OKR đều là công cụ đo lường hiệu suất, nhưng có những điểm giống và khác nhau rõ rệt:

So sánh OKR và KPI

Giống nhau

• Đo lường hiệu quả công việc: Cả KPI và OKR đều đo lường hiệu suất cá nhân, phòng ban và tổ chức qua các chỉ số rõ ràng.
• Kiểm soát và đánh giá thường xuyên: Cả hai phương pháp đều yêu cầu sự đánh giá định kỳ từ lãnh đạo đến nhân viên.
• Áp dụng cho mọi cấp độ và quy mô doanh nghiệp: KPI và OKR đều có thể áp dụng cho tất cả các cấp độ nhân viên và mọi quy mô doanh nghiệp.

Khác nhau

• Trọng tâm áp dụng: KPI tập trung vào các chỉ số đo lường cụ thể (Indicators), trong khi OKR tập trung vào mục tiêu lớn (Objectives) và các kết quả then chốt (Key Results).
• Mục đích sử dụng: KPI đánh giá hiệu suất dựa trên các chỉ số đã được xác định trước, còn OKR tạo động lực với các mục tiêu tham vọng và các kết quả cần đạt được để thực hiện mục tiêu đó.
• Mức độ linh hoạt: KPI thường cố định và đánh giá công việc hàng ngày hoặc hàng tuần, trong khi OKR là công cụ đánh giá chiến lược dài hạn (quý hoặc năm).
• Ý nghĩa: Chỉ số KPI đánh giá mức độ hoàn thành công việc, còn OKR khuyến khích đặt ra các mục tiêu tham vọng hơn để thử thách và phát triển tổ chức.

Kết luận

Tóm lại, OKR là phương pháp mạnh mẽ giúp doanh nghiệp xác , theo dõi các mục tiêu chiến lược, thúc đẩy sự đổi mới và cải thiện hiệu suất làm việc. Áp dụng nguyên tắc cơ bản, đặt ra các kết quả có thể đo lường và duy trì sự linh hoạt trong quá trình thực hiện doanh nghiệp có thể tận dụng OKR để đạt được những thành tựu lớn và thúc đẩy sự phát triển bền vững. 

Việc xây dựng OKR và tuân thủ những nguyên tắc xây dựng OKR hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp tăng cường sự đồng thuận và gắn kết nội bộ mà còn là nền tảng vững chắc cho thành công trong dài hạn.