Khi kinh doanh trên Shopee, việc quản lý sản phẩm hiệu quả đóng vai trò trò chơi rất quan trọng – đặc biệt với những shop có nhiều mặt hàng. Một trong những quy trình tối ưu hỗ trợ của công cụ này chính là SKU mã hóa . Vậy SKU phân loại Shopee là gì, nó có ý nghĩa gì trong việc quản lý kho và đơn hàng? Bài viết này Winmap sẽ giúp bạn hiểu rõ khái niệm SKU, hướng dẫn cách thiết lập chuẩn SKU mã hóa đúng, đồng thời chia sẻ những lưu ý quan trọng để tránh sai sót trong quá trình vận hành hàng hóa.

SKU Phân loại Shopee là gì? 

SKU phân loại Shopee là mã định danh duy nhất được phân bổ cho từng biến thể của sản phẩm (như màu sắc, kích thước) trên nền tảng Shopee. Không giống như SKU sản phẩm chính – vốn xác định toàn bộ dòng sản phẩm, SKU phân loại giúp nhận dạng chính xác từng phiên bản cụ thể của sản phẩm đó. Ví dụ, một chiếc áo thun có thể có sản phẩm SKU là “AT2023”, nhưng phiên bản áo màu đỏ size M sẽ có SKU phân loại riêng như “AT2023-DM”.

Stock Keeping Unit phân loại đóng vai trò quan trọng trong hệ thống quản lý kho hàng trên Shopee. Hệ thống này cho phép người bán theo dõi chính xác lượng hàng tồn tại cho từng loại sản phẩm, đồng thời giúp người mua dễ dàng lựa chọn đúng phiên bản mà họ mong muốn. Một tiêu chuẩn phân loại SKU thường bao gồm mã sản phẩm gốc hợp nhất với các mã phụ đại diện cho các thuộc tính cụ thể.

Tại sao cần phân loại SKU?

SKU phân loại Shop đóng vai trò thiết yếu trong công việc quản lý hiệu quả hoạt động kinh doanh trực tuyến. Khi một cửa hàng bán nhiều loại sản phẩm khác nhau (như áo quần với nhiều màu sắc và kích cỡ khác nhau), việc chỉ sử dụng một mã Stock Keeping Unit sản phẩm chung sẽ không đủ để quản lý chính xác tồn tại kho . 

Các điểm khác biệt chính giữa Stock Keeping Unit sản phẩm và phân loại Stock Keeping Unit:

• Phạm vi áp dụng. 
• SKU sản phẩm áp dụng cho toàn bộ nhóm sản phẩm, trong khi SKU phân loại loại được xác định theo từng loại cụ thể. Điều này giúp người bán hàng quản lý kho chính xác đến từng đơn vị nhỏ nhất, tránh tình trạng báo động hết hàng không chính xác hoặc bán quá số lượng thực có.
• SKU phân loại giúp tối ưu hóa quy trình đóng gói và giao hàng. Nhân viên kho có thể dễ dàng xác định chính xác sản phẩm cần lấy, giảm thiểu sai sót khi chuẩn bị đơn hàng. 

Hướng dẫn tạo tiêu chuẩn phân loại SKU trên Shopee

Đối với các nhà bán hàng trên Shopee, việc tạo SKU phân loại không chỉ giúp quản lý hàng tồn kho hiệu quả mà còn hỗ trợ xử lý đơn hàng nhanh chóng và chính xác hơn. Tuy nhiên, nhiều người vẫn chưa hiểu rõ cách thiết lập Stock Keeping Unit sao cho khoa học và theo dõi dễ dàng. Dưới đây là cách tạo tiêu chuẩn phân loại SKU mã hóa trên Shopee , giúp bạn xây dựng hệ thống quản lý sản phẩm bài bản, chuyên nghiệp ngay từ đầu.

Quy tắc đặt mức độ ưu tiên của mã hóa

Để tạo Stock Keeping Unit phân loại hiệu quả trên Shopee, người bán nên bổ sung các quy tắc sau:

Thứ nhất, mã hóa SKU phân loại nên bắt đầu bằng mã SKU sản phẩm chính để dễ dàng nhận biết nhóm sản phẩm. Ví dụ: nếu áo thun nam có mã “ATN2023”, các loại SKU nên bắt đầu bằng “ATN2023-“.

Thứ hai, hãy sử dụng dấu ngăn cách nhất giữa các phần trong SKU mã hóa. Dòng ngang (-) hoặc dòng dưới (_) thường được sử dụng rộng rãi và dễ đọc. Ví dụ: “ATN2023-DO-M” hoặc “ATN2023_DO_M”.

Thứ ba, áp dụng tiêu chuẩn viết tắt cho các thuộc tính. Đối với màu sắc, có thể sử dụng 2 ký tự đầu (ĐỎ = DO, XANH = XA). Với kích thước, có thể sử dụng các biến phổ quốc tế ký tự (S, M, L, XL). Điều này giúp SKU rút gọn nhưng vẫn dễ hiểu.

Thứ tư, duy trì độ dài phù hợp cho SKU mã hóa. Một SKU mã quá dài sẽ khó nhớ và dễ gây nhầm lẫn, khi mã quá ngắn có thể không đủ thông tin. Lý tưởng nhất, loại SKU mã hóa nên giới hạn trong khoảng 8-15 ký tự.

Thứ tư năm, tránh sử dụng các ký tự đặc biệt không phổ biến như @, #, $, %, &. Những ký tự này có thể gây ra lỗi khi xuất dữ liệu.

Thực hành trên Trung tâm người bán của Shopee

Để tạo phân loại Stock Keeping Unit trên Trung tâm người bán của người bán, người bán cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Trung tâm người bán của Shop và chọn “Thêm sản phẩm mới” hoặc chọn sản phẩm cần chỉnh sửa.

Bước 2: Điền thông tin cơ bản của sản phẩm, bao gồm tên, mô tả, danh mục và SKU sản phẩm chính.

Bước 3: Kéo xuống phần “Phân loại hàng” và nhấp vào “Thêm phân loại hàng”. Tại đây, bạn có thể tạo tối đa hai loại phân loại nhóm (ví dụ: màu sắc và kích thước).

Bước 4: Sau khi thêm các phân loại tùy chọn, hệ thống sẽ tạo ra các bảng kết hợp các biến. Nhấn vào “Chỉ sửa hàng loạt” để thiết lập loại SKU phân loại cho từng biến thể.

Bước 5: Trong bảng chỉnh sửa hàng loạt, điền mã SKU phân loại loại cho từng biến thể theo quy tắc xác định trước. Đảm bảo mỗi SKU là duy nhất và đóng gói theo hệ thống đặt tên quán nhất.

Bước 6: Thiết lập số lượng tồn kho và giá cả cho từng biến thể. Nếu không có sẵn một số biến, bạn có thể đánh dấu “Không bán” để ẩn chúng.

Bước 7: Lưu lại thông tin và kiểm tra lại toàn bộ loại phân loại trước khi đăng sản phẩm.

Lưu ý quan trọng: Một khi đã tạo và sử dụng loại SKU, việc thay đổi hoặc cập nhật sẽ phức tạp hơn vì liên quan đến lịch sử đơn hàng và dữ liệu tồn tại. Vì vậy, nên cài đặt kế hoạch cẩn thận trước khi bạn thiết lập SKU hệ thống.

Loại SKU quản lý tối ưu hóa

Sau đây là loại phân loại Stock Keeping Unit quản lý được hỗ trợ bằng phương pháp:

Công cụ hỗ trợ

Để tối ưu hóa công việc quản lý loại Stock Keeping Unit, người bán Shopee có thể sử dụng nhiều công cụ hỗ trợ. Phần mềm quản lý kho Winmap DMS cho phép người dùng theo dõi tồn tại kho theo từng loại SKU phân loại, tự động cập nhật khi có đơn hàng mới và gửi cảnh báo khi sản phẩm sắp hết hàng. Tính năng này đặc biệt hữu ích cho các shop có nhiều sản phẩm đa dạng cần quản lý đồng thời.

Ngoài ra, các phần mềm quản lý đơn hàng như Sapo, Kiot Viet cũng hỗ trợ tích hợp trực tiếp với Shopee và xử lý đơn hàng dựa trên phân loại SKU. Điều này giúp quá trình xử lý đơn hàng trở nên mượt mà hơn, giảm thiểu sai sót khi chọn sản phẩm và đóng gói.

Đối với những cửa hàng có nguồn lực hạn chế, một tệp Excel được thiết kế hợp lý cũng có thể trở thành công cụ quản lý hiệu quả SKU. Tệp cấu trúc nên bao gồm các cột như SKU mã chính, các loại phân loại thuộc tính, phân loại SKU mã hóa, kho lưu trữ tồn tại số lượng và lịch sử bán hàng. Việc cập nhật tệp này thường xuyên sẽ giúp duy trì tính chính xác của dữ liệu.

Phúc tạp dich hình

Khi kinh doanh trên Shopee phát triển, người bán thường gặp phải nhiều vấn đề phức tạp trong quản lý Stock Keeping Unit phân loại. Một trong những công thức phổ biến nhất được quản lý bởi nhiều sản phẩm có thể kết hợp. Ví dụ, một cửa hàng thời trang có thể bán áo với 10 màu khác nhau và 5 kích cỡ, tạo ra 50 biến thể cần xử lý đặc biệt.

Trong trường hợp này, việc áp dụng loại phân loại SKU hệ thống có cấu hình rõ ràng sẽ giúp nhận dạng nhanh chóng từng biến thể. Thay vì phải tìm kiếm “Áo thun nam màu đỏ size L”, nhân viên kho chỉ cần tìm mã “ATN-DO-L”. Điều này giúp tiết kiệm thời gian đáng kể và giảm thiểu sai sót khi chuẩn bị đơn hàng.

Một công thức khác là theo dõi hiệu suất bán hàng của từng biến thể. Khi sử dụng hợp lý SKU phân loại, người bán có thể dễ dàng phân tích dữ liệu để xác định những biến thể bán chạy nhất, từ đó đưa ra quyết định về việc nhập hàng hoặc khuyến mại trong tương lai.

Những vấn đề thường gặp và hướng giải quyết 

Dù đã hiểu về SKU và cách áp dụng trong quản lý sản phẩm, nhiều nhà bán hàng vẫn phải gặp phải những lỗi phổ biến khiến quá trình vận hành thiếu hiệu quả, thậm chí gây thất bại khi thoát hàng hóa. Từ việc đặt SKU mã hóa không nhất quán đến sai lệch trong phân loại sản phẩm, những sai sót này hoàn toàn có thể tránh được nếu được nhận diện kịp thời. Dưới đây là lưu ý về những lỗi thường gặp khi sử dụng phân loại SKU và hướng dẫn giải quyết cụ thể để giúp bạn vận hành gian hàng một cách chuyên nghiệp và hiệu quả hơn.

Sai lầm phổ biến

Sai lần đầu mà nhiều người bán bị mắc phải là sử dụng loại SKU mã không có hệ thống. Một số người bán sử dụng các mã ngẫu nhiên hoặc không liên quan đến thuộc tính sản phẩm, tạo việc làm nhận diện và quản lý trở nên khó khăn. Điều này thường dẫn đến sự nhầm lẫn khi xử lý đơn hàng và gây ra trải nghiệm tiêu cực cho khách hàng.

Sai thứ hai là không duy trì tính năng tối thiểu trong cách đặt tên. Ví dụ: một cửa hàng có thể sử dụng “R” cho màu đỏ trong một sản phẩm nhưng lại sử dụng “DO” cho một sản phẩm khác. Điều này tạo ra sự lộn xộn và khó khăn khi tìm kiếm hoặc phân tích dữ liệu.

Một lỗi nghiêm trọng khác là sử dụng cùng một loại SKU mã hóa cho nhiều biến thể khác nhau. Điều này không chỉ vi phạm nguyên tắc cơ bản của SKU (đơn vị lưu kho duy nhất) mà còn gây ra bệnh loạn thần trong quản lý tồn kho và xử lý đơn hàng.

Ngoài ra, nhiều người bán cũng quên cập nhật SKU mã khi sản phẩm có sự thay đổi về thuộc tính hoặc biến thể. Điều này dẫn đến tình trạng một SKU đại diện mã hóa cho nhiều phiên bản sản phẩm khác nhau theo thời gian, gây nhầm lẫn trong quản lý và báo cáo.

Cách giải quyết

Để giải quyết việc sử dụng SKU mã không có hệ thống, người bán nên xây dựng một quy định đặt tên rõ ràng và áp dụng quán tính nhất cho tất cả sản phẩm. Điều này cần được ghi lại thành tài liệu và chia sẻ với tất cả nhân viên liên quan đến quản lý sản phẩm và kho hàng.

Đối với vấn đề thiếu quán nhất trong cách đặt tên, việc tạo một bảng tham chiếu chuẩn cho tất cả các thuộc tính sẽ rất hữu ích. Bảng này nên liệt kê tất cả các loại viết mã được sử dụng cho màu sắc, kích thước và các thuộc tính khác. Ví dụ: ĐỎ = DO, XANH LÁ = XL, XANH DƯƠNG = XD.

Để tránh việc sử dụng cùng một SKU mã hóa cho nhiều biến thể, người bán nên thực hiện kiểm tra lặp lại trước khi tạo mã mới. Công cụ quản lý SKU hiện đại thường có tính năng cảnh báo khi phát hiện vòng lặp mã hóa. Nếu không có công cụ nào, việc duy trì một tệp Excel theo dõi tất cả SKU đã sử dụng cũng là một kết quả giải pháp hiệu quả.

Khi cần cập nhật thuộc tính sản phẩm, thay vì sửa đổi SKU mã hiện có, người bán nên tạo mã mới và đánh dấu mã cũ không còn được sử dụng. Điều này giúp duy trì tính toán tốt nhất trong lịch sử dữ liệu và tránh nhầm lẫn trong tương lai.

Kết Luận

Để tiếp tục phát triển, người bán nên xem xét hợp lý phân loại SKU với các công cụ phân tích dữ liệu để đánh giá hiệu suất bán hàng của từng biến thể. Điều này sẽ cung cấp thông tin giá trị quý giá cho chiến lược kinh doanh, từ đó quyết định việc nhập hàng đến mức tối ưu hóa chiến dịch tiếp thị .

Cuối cùng, việc xây dựng một chuẩn phân loại SKU hệ thống không phải là một nhiệm vụ một lần mà là một quy trình liên tục cần được đánh giá và cải tiến. Khi doanh nghiệp phát triển và mở rộng danh mục sản phẩm, hệ thống SKU cũng cần được điều chỉnh để đáp ứng những công thức mới. Với sự chuẩn bị kỹ thuật và cam kết duy trì tính nhất quán, SKU phân loại sẽ trở thành công cụ đạt năng lực giúp bạn thành công trong hoạt động kinh doanh trên Shopee.